Acervo acadêmico digital: sua IES já está preparada?

O acervo acadêmico digital, principalmente, consiste na passagem dos documentos físicos que compõem o acervo acadêmico das IES para o meio digital até abril de 2022. Esse movimento foi impulsionado pelo Decreto 9235/17 e pela Portaria 315/18 do MEC.

Entendendo a Portaria 1.224 e o Decreto 9.235 do MEC sobre Acervo Acadêmico Digital

Como dito anteriormente, o acervo acadêmico digital basicamente consiste na passagem dos documentos físicos que compõem o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) para o meio digital. Esse movimento foi impulsionado pelo Decreto 9235/17 e pela Portaria 315/18 do Ministério da Educação (MEC).

Tudo começou com a Portaria 1.224 do MEC, criada em 2013, mas que foi rapidamente revogada. Em contrapartida, surgiu o Decreto 9.235, que impacta diretamente a maneira como as instituições de ensino geram seus processos e documentos. Publicado em 15/12/2017, o decreto exige que as instituições de ensino superior, tanto públicas quanto privadas, migrem todo o seu acervo acadêmico para o meio digital.

Migraçaõ digital: uma realidade antiga com nova urgência

A migração do acervo acadêmico para o meio digital já vinha acontecendo há algum tempo, impulsionada pela vontade das IES em atender os alunos de forma mais prática e rápida. No entanto, a diferença agora é que essa migração passou a ser uma obrigação legal, exigida pelo MEC, o que transformou essa ação de estratégica em mandatória.

Portaria 315: Complementos e Novas Diretrizes

Em 04 de abril de 2018, entrou em vigor a Portaria 315, que complementa o Decreto 9.235 de 2017. A Portaria 315 expõe claramente os requisitos que precisam ser atendidos e as punições para quem não se adequar. Vale lembrar que ela substituiu a Portaria 22, com alterações simples no texto e a adição importante na Seção V – Procedimento Sancionador. Quanto ao acervo acadêmico, a principal mudança foi o prazo de implementação, estendido por mais 24 meses devido à pandemia, que deu às IES até abril de 2022 para se adequarem.

Instituições de ensino impactadas pela legislação

Todas as instituições de ensino superior, públicas e privadas, tiveram que migrar seus acervos para o meio digital. No entanto, a necessidade de incluir um projeto de acervo acadêmico digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) era uma obrigação apenas para as IES de natureza privada.

Definição e componentes do Acervo Acadêmico Digital

Conforme a Portaria 315, artigo 37: “Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Além disso, o artigo 38 reforça a necessidade de manter esses documentos sob custódia, obedecendo às especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, como você pode ver a seguir:

“Art. 38. As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.“

Parágrafo único. O acervo acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela mencionados no caput, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos”.

Sendo assim, na prática, todos os documentos citados na tabela de classificação do MEC fazem parte do acervo acadêmico. Sejam eles documentos referentes aos alunos, sejam referentes à concepção e planejamento de cursos, programas de pesquisa, ou programas de extensão.

Alertas e requisitos críticos para a digitalização do acervo

1) Utilize um método que garanta a integridade, confiabilidade, autenticidade, bem como a durabilidade de todas as informações contidas nos documentos originais;

Lembre-se que um documento arquivístico tem valor jurídico. Um documento nato digital deve exibir quem produziu, quando produziu, para que foi produzido. Também, não se restringe somente aos metadados indexados. Assim, o histórico do documento deve ser muito claro. É preciso registrar mudanças ocorridas.

2) Mantenha a conformidade legal. Isto é, atenda aos prazos estabelecidos pela legislação.

3) Construa um comitê gestor com o propósito de acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico.

4) Velocidade de implementação: Fique atento aos prazos e aos requisitos impostos e, por fim, evite irregularidades administrativas para a sua instituição.

Requisitos essenciais para o sistema de gerenciamento de documentos

1) Conforme a lei: O sistema deve gerenciar bases de dados adequadas para a preservação do acervo acadêmico digital. Ou seja, oferecer segurança e condições de armazenamento seguro e protegido dos documentos acadêmicos através dos meios digitais;

2) Recuperação de Documentos: Oferecer uma forma de indexação que permita a pronta recuperação dos documentos. Isto é, oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão, de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia.

3) Segurança e certificação: Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação e, além disso, utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil para garantir a autenticidade e validade jurídica dos documentos.

Utilizar certificado e assinatura digital de acordo com as leis que regem o padrão ICP-Brasil afim de garantir validade e integridade legal do documento eletrônico.

11 dicas para escolher a melhor ferramenta de gestão de documentos

1. Adequação às necessidades: Não selecione a ferramenta mais cara, mas a que melhor atende às suas necessidades.
2. Benchmarking: Verifique quais outras IES estão utilizando a ferramenta pré-selecionada.
3. Suporte técnico: Prefira ferramentas com suporte técnico em português.
4. Treinamento: Verifique se a empresa oferece treinamento para sua equipe.
5. Digitalização e criação de documentos: Selecione ferramentas que permitam digitalizar e criar documentos já digitais.
6. Captura em lote: Ferramentas que permitam digitalização rápida em massa são essenciais. Ou seja, que faça a digitalização rápida de muitas pastas/documentos por hora
7. Colaboração em tempo real: Verifique se a ferramenta permite colaboração e compartilhamento em tempo real.
8. Reconhecimento de Texto (OCR): Verifique se reconhecimento de texto é importante para você. Se sim, selecione uma ferramenta que leia a imagem e saiba o que está escrito nela. Ferramentas com OCR facilitam a digitalização e indexação automática.
9. Serviços Avançados: Sistemas que processam elevados volumes de transações, conversão e exportação de documentos são vantajosos.
10. PDF/A: Ferramentas que convertem documentos para o padrão PDF/A garantem durabilidade a longo prazo – um dos requisitos da Portaria do MEC.
11. API de Integração: Verifique a possibilidade de integração com outros sistemas através de API.

5 dicas práticas para implementar seu Sistema de Acervo Digital 

1) Faça uma análise criteriosa de como fazer a hierarquia dos documentos dentro do Software de gestão, antes da implementação. Pois esta ação facilitará sua vida mais tarde, na hora de fazer buscas, por exemplo.

2) Utilize ferramentas como o xmind para criar mapas mentais da hierarquia dos documentos. Veja:

3) Envolva o pessoal do atendimento no projeto para trazer necessidades reais e preparar documentos para digitalização.

4) Levante as informações antes da implementação. Quanto se gasta com papel? Com impressão? Quantos atendimentos presenciais são feitos por mês? Posteriormente, compare os números e divulgue muito!

5) Depois que implementar o acervo digital, avance para a digitalização de processos e melhores os seus processos educacionais.

Principais mudanças da gestão em papel para a gestão digital

1. Redução do extravio de documentos;
2. Rápida localização de documentos;
3. Rastreabilidade e trilha de auditoria para documentos;
4. Segurança e controle no acesso aos documentos;
5. Fim da duplicidade de documento;
6. Redução de custos, transporte, armazenamento e manuseio;
7. Preservação do meio ambiente, reduzindo o uso de papel;
8. Agilidade na construção da documentação obrigatória para o e-MEC;
9. Facilidade e organização das evidências na auditoria do MEC;
10. Fim da não localização de um documento!

Como o Ábaris pode facilitar a adequação da sua IES

No Ábaris, produto digital da Stoque, buscou-se entregar aos clientes soluções que façam processos e informações trabalharem a favor deles. Dessa forma, o Ábaris tem como propósito tornar a vida deles mais simples e eficaz. Por isso, não seria diferente com aqueles que lidam com o mercado de Educação.

Nossa plataforma de gestão de documento para IES, o Ábaris, oferece soluções completas para a digitalização do acervo acadêmico, atendendo todos os requisitos legais e proporcionando uma gestão eficiente e segura dos documentos. Alguns destaques do Ábaris incluem, por exemplo:

1. Automação e digitalização de processos acadêmicos: O Ábaris SeAD automatiza e digitaliza a gestão acadêmica, tornando os processos mais ágeis e eficientes, como a emissão de diplomas digitais e gestão do acervo acadêmico, o que reduz o uso de papel e otimiza o tempo de operação.
2. Conformidade com as exigências do MEC: A solução é projetada para garantir que as IES atendam 100% das legislações e atualizações exigidas pelo MEC, com APIs específicas para o segmento educacional e integração com ERPs acadêmicos.
3. Redução de custos: Ao digitalizar documentos e automatizar processos, o Ábaris SeAD contribui para a redução de custos operacionais, especialmente com a eliminação da necessidade de impressão e manutenção de arquivos físicos.
4. Melhora da experiência do aluno: A ferramenta oferece uma experiência mais rápida e digital para os alunos, facilitando processos como matrícula e acesso a documentos, o que melhora a satisfação e a interação com a IES.
5. Consultoria especializada e suporte contínuo: Com a parceria da CONSAE, a Ábaris oferece consultoria especializada para auxiliar as IES na implementação e atualização contínua de suas práticas, garantindo que a transformação digital ocorra de maneira segura e eficiente.

Essas vantagens destacam a capacidade do Ábaris SeAD em melhorar a gestão e eficiência operacional das IES.

Benefícios de um acervo digital

É importante ressaltar que, por fim, todo mundo ganha com a migração da gestão de papel para uma gestão eletrônica de documentos. Confira, a seguir, alguns exemplos:

Para os alunos

O aluno ganha, pois com as informações em forma digital, será muito mais rápido atender as solicitações dele. Inclusive, ele poderá acessar seus documentos e interagir com a IES sem precisar deslocar-se, melhorando a sua experiência de atendimento.

Para a instituição

Uma vez que todos os documentos estiverem em meio digital, a IES ganha, pois, não será mais necessário o controle rigoroso sobre cada folha de papel armazenado em pastas, tampouco precisará dedicar espaço físico para o armazenamento de todas estas informações. Sem contar na redução de custos e riscos inerentes à gestão do papel.

Ou seja, redução de espaço físico e custos operacionais, assim como melhoria na gestão documental e na conformidade com a legislação.

Para os funcionários

Os profissionais que trabalham nas IES ganham, em razão de possuírem maior eficiência e agilidade no acesso e processamento de informações. Além disso, reduz as tarefas manuais e permite com que se concentrem em atividades mais estratégicas.

Veja também este post: 30 Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em IES

Transformação digital para além dos documentos

A migração para o acervo digital é apenas a ponta do iceberg na transformação digital das IES. Com o perfil dos alunos cada vez mais digital, é fundamental oferecer uma experiência completa e integrada, desde o acesso a documentos até a automatização de processos administrativos e educacionais.

Estudos de caso: Faculdade Multivix

A Faculdade Multivix, uma das principais instituições de ensino superior do Espírito Santo, enfrentava o desafio de digitalizar o acervo acadêmico de suas unidades e otimizar os processos das secretarias acadêmicas. Com mais de 25 mil alunos em cursos de graduação e pós-graduação, a Multivix precisava de uma solução que oferecesse eficiência, segurança e conformidade com a legislação do MEC. A resposta foi o Ábaris SeAD, uma solução especializada em gestão acadêmica digital, oferecida pela Stoque.

Baixar o PDF do case completo de Ábaris SeAD aplicado na Faculdade Multivix!

Com a implantação do Ábaris SeAD, a Multivix conseguiu:

• Digitalizar mais de 15 mil pastas de alunos.
• Otimizar o processo de matrícula digital.
• Atender às exigências do Decreto 9235/17 e Portaria 315/18.
• Implementar a Secretaria Acadêmica Digital em todas as suas unidades.
• Integrar o sistema ao ERP TOTVS, amplamente utilizado pela instituição.

Os resultados foram imediatos, garantindo mais agilidade e segurança nos processos acadêmicos. Alessandro Ventorin, gerente de TI do Grupo Multivix, destacou a qualidade da solução e o suporte técnico da Stoque como fatores cruciais para o sucesso da digitalização. Além de garantir conformidade com as regulamentações do MEC, a solução trouxe eficiência e escalabilidade à gestão documental da instituição, promovendo uma verdadeira transformação digital.

Leia também a legislação na íntegra a partir desses links: Decreto 9.235 e Portaria 315