Transformação ágil: Veja como a empresa Zeev fez!

Muito se fala sobre a tal transformação ágil. Fala-se tanto, que até parece simples fazer ela acontecer. Tão simples quanto receita de bolo. Porém, quantas vezes aquela receita da sua avó (aquela que é relíquia de família) não deu certo e o bolo ficou mais baixo que sola de sapato?

Pois então, já começamos o texto falando de um dos nossos aprendizados. Se você quer saber tudo o que aprendemos com a transformação ágil, você precisa ler esse texto. Acompanhe!

Primeiramente, é preciso falar um pouco de como as rotinas funcionavam por aqui

Aqui na SML Brasil, sempre trabalhamos da forma tradicional. Ou seja, o trabalho e a elaboração dos projetos de nossos clientes seguiam a metodologia cascata, também conhecida como waterfall. Nessa forma de trabalho, o escopo do projeto é definido na primeira etapa e segue-se à risca todos os pontos traçados. Não há espaço para modificações, nem para revisões.

Com isso, a entrega para o nosso cliente ocorria no último momento e o risco envolvido era muito grande. Como assim? Bem, eu explico. Como o processo de desenvolvimento do projeto seguia um fluxo contínuo e sem interrupções, a chance do meu cliente não receber o que desejava era grande, gerando insatisfação para o cliente e frustração para a equipe. Não é à toa que em torno de 80% dos projetos que trabalham com essa metodologia fracassam.

Nos dias de hoje

Com a implementação da metodologia ágil, a forma de trabalho na empresa deu um giro de 180º! Isso porque o princípio básico da metodologia é: trabalhar em pequenos ciclos, os famosos sprints, fazendo pequenas entregas em cada um deles e de forma incremental.

Difícil visualizar dessa forma, né? Vou te ajudar. Vamos pensar que seu cliente tem como objeto do projeto dele uma forma de se locomover, mas ele não sabe bem de que forma, nem o que ele quer. Pois bem, vamos trabalhar em cima do projeto dele com a metodologia cascata. Então, eis que surge a seguinte figura:

Podemos ver que só entregamos ao cliente o carro que ele desejava na última etapa, enquanto nas demais não havia nada. Resultado: ele ficou infeliz com o andamento do projeto e o risco que corríamos dele não gostar do carro na entrega final era grande, afinal de contas ele não recebeu nada de interessante antes…

Agora, vamos trabalhar de forma ágil. Vejamos:

Podemos perceber que o cliente não recebeu o carro na primeira fase, mas se quisesse ele já conseguia se locomover, não é mesmo?! Ou seja, ali já havia algo de bom para ele. No entanto, conforme as etapas iam avançando, com os feedbacks que ele ia passando para a equipe do projeto, era possível ir agregando itens que fossem deixando ele mais feliz, até que chegamos à entrega final: o carro propriamente dito. Essa é a ideia do ágil: pequenos ciclos com pequenas entregas.

Tá, mas o que, afinal, vocês aprenderam com a transformação ágil?

Parece muito simples implementar o ágil, basta seguir a cerimônia do Scrum que o grupo já passa a ser ágil. NÃO! Logo,

Lição nº1: as práticas e os princípios não se sustentam sem que se tenha total entendimento dos manifestos do ágil

São eles:

Antes de transformar a rotina de trabalho cascata em ágil é preciso mudar a forma como você enxerga as interações entre as pessoas (sejam elas equipe-equipe, ou equipe-cliente) e os requisitos de projeto. Perceba que no manifesto a relação sempre envolve um MAIS QUE. “Responder a mudanças MAIS QUE seguir um plano”. E assim, concluímos que o quanto mais complexo e caótico o cenário, mas ele se aplica, pois o que prevalece é justamente essa ponderação.

Lição nº 2: a importância dos sprints e dos papéis da equipe

Aqui, fica claro que a cadência e a frequência são fundamentais. Por isso, aqui na SML Brasil, nossos ciclos têm duração de 15 dias, ou seja, a cada 2 semanas é entregue uma etapa do projeto para o cliente.

Além disso, também aprendemos que papéis e funções não são cargos. Um Gerente de Projetos não é (e nem deve ser) um Srum Master. Assim, o seu papel e a sua entrega não são determinados pelo seu cargo, mas pela responsabilidade da sua função.

Lição nº3: o seu cliente também precisa entrar na metodologia ágil

Esse é um ponto muito difícil, mas fundamental para a implementação da metodologia ágil. O seu cliente precisa entender a mudança e fazer parte dela. Como você vai aplicar ciclos curtos de entrega se seu cliente não estiver envolvido nele? Como você vai incrementar cada entrega se ele não tiver uma postura ativa e que te auxilie a melhorar o projeto?

Traga seu cliente para dentro da metodologia. Sim, é uma tarefa árdua, pois aqui estamos falando de mudança de comportamento, mas não é impossível. E o resultado, eu te garanto, é muito satisfatório.

Lição nº4: para ser ágil, precisamos nos livrar de tudo que nos torna lento

Talvez aqui seja um dos pontos mais importantes da mudança e de maior impacto para as pessoas que compõem o time da SML Brasil. Para entendermos o que nos deixava lento e diminuía nossa produtividade não foi fácil.

Fizemos uma pesquisa interna e descobrimos que 45% dos nossos funcionários moravam em cidades satélites as nossas sedes. Descobrimos também, que haviam funcionários que perdiam até 4h do seu dia se deslocando. Quer mais lento e improdutivo que isso? Conclusão: investimos pesado em tecnologia e infraestrutura para migrar o regime de trabalho tradicional para o home office. Além disso, mudamos nossas sedes para coworkings.

O que ganhamos com isso? Agilidade (óbvio), produtividade e eficiência. Passamos a focar naquilo que é de fato nosso negócio – processos e documentos. Os problemas de ar condicionado, iluminação, limpeza, impressoras que não eram relevantes ao nosso negócio e nos deixavam mais lentos foram eliminados. E por fim, mais qualidade de vida para nossos colaboradores, e, consequentemente, mais satisfação das nossas equipes, o que se reflete diretamente nas entregas e na satisfação dos clientes.

Lição nº 5: não adianta mudar tudo sem que haja governança

Independentemente do modelo de negócio da sua empresa, governança sempre é fundamental. De nada adianta você por esforços para mudar uma metodologia, um ambiente de trabalho, uma rotina de projeto se você não for capaz de medí-la e acompanhá-la. Por isso, continuamos tendo uma visão 360º das nossas operações, dos projetos de nossos clientes, dos nossos indicadores e de como a mudança ágil está evoluindo internamente.

Parece fácil, mas não é!

Nossa jornada pela transformação ágil parecia ser moleza, afinal de contas, era só tirar tudo que nos deixava lento do caminho e pronto. Com o ágil, melhoramos nossas interações, deixamos nossos processos mais inteligentes, diminuímos desperdícios e estamos sempre em busca da melhoria contínua. Sem falar na entrega de valor constante ao nosso cliente.

Hoje, podemos ver que se tivesse sido tão fácil como parece no começo, não teríamos aprendido metade das lições que tiramos. E lhe digo mais, ainda estamos aprendendo. Mas uma coisa você pode ter certeza: é possível e vale a pena!