Menos falhas, mais digital: processo de compras automatizado

O que é prioridade? Onde estão as informações? Para quando? Quantos itens? Qual o budget? Com quem está essa solicitação? Esse item já foi comprado? 

Essas perguntas seguidamente aparecem na sua rotina, comprador? No seu setor de compras, você continua fazendo o controle das solicitações em planilhas e documentos manuais? Se sim, está na hora de repensar essa estratégia um tanto quanto ultrapassada.

Menos falhas, mais digital

Antes de mais nada, vale lembrar que a área de compras executa um processo crítico dentro da organização. Sim, crítico. Isso porque o processo de compras lida com pressão constantemente e impacta muitos outros setores da sua empresa.

Sendo assim, é preciso pensar na área de forma estratégica. Quando falamos em pensar de forma estratégica, não estamos falando apenas em metas de savings, mas sim em olhar para os processos do setor de compras estrategicamente e deixar dela lado o seu viés meramente operacional.

Já com a automatização dos processos da área de compras, você elimina uma série de problemas que costumam ser comuns no setor em diferentes organizações. Veja 4 deles:

Solicitações vindas de diferentes canais

Uma das maiores dores de quem trabalha no setor de compras é a diversidade de canais para receber as solicitações e as informações refentes às compras. É e-mail, telefone, chamado, mensagem, e por aí vai. Controlar todo esse fluxo de trabalho é uma tarefa complexa. Isso porque envolve expectativa, prazos, priorizações, etc. E a consequência disso: erros na compra, orçamentos incompletos, custos desnecessários, dificuldade de ter visão das situações críticas, pouca eficiência e muito retrabalho.

Agora, se você automatizar o processo em uma ferramenta de gestão por processos, você consegue centralizar todos os pedidos em um único canal. Dessa forma, você vira o jogo e passa a ter muito mais controle do processo. Sem contar que para os colaboradores fica muito mais fácil solicitar algum item à área de compras, pois agora existe um único canal e um processo padronizado.

Falta de informações

Vira e mexe, esse problema aparece nas atividades do setor. É muito comum as pessoas solicitarem itens para a área, mas não passarem todas as informações necessárias para a compra. Isso é natural, pois normalmente quem faz a solicitação de compra está habituada com aquele item, mas não percebe que o comprador não. Erros de especificação, quantidades equivocadas, ou até mesmo falta de informações sobre prazos e valores negociados com fornecedores são reclamações comuns.

Com o processo automatizado dentro de um sistema, você pode criar um formulário padrão e especificar todas as informações que precisam ser repassadas ao setor para realizar a compra. Você pode incluir:

• Nome do fornecedor
• Nome do item
• Quantidade
• Tamanho
• Peso
• Volume
• Modelo
• Data crítica para entrega
• Valor negociado
• Condição de pagamento negociada
• Área responsável pelo custo da compra (famoso budget)
• E muito mais!

Você ainda pode criar um campo para ser anexado orçamentos feitos ou outros documentos relevantes. Dessa forma, tudo que for importante será centralizado no processo e caso alguma dúvida venha a surgir, é só olhar o que está no formulário. Muito mais simples e muito mais eficaz que as planilhas e os e-mails intermináveis.

Descontrole das solicitações

Pior que não ter os pedidos e as informações centralizadas é não ter controle das solicitações feitas à área. Ao automatizar o processo de compras numa plataforma digital, você elimina as planilhas e os documentos manuais e passe a controlar todos os pedidos em um painel de gestão simples e prático.

Dessa forma, fica muito mais fácil acompanhar o andamento dos pedidos, pois o sistema mostra a você todas as solicitações que foram estão concluídas, as que estão em andamento e em que estágio do processo ela está parada. Sendo assim, você tem mais visibilidade de tudo que está sendo comprado, prazos de recebimento, etc…

Falta de transparência do processo

Eu diria que esse problema é uma consequência dos outros. Quando temos um processo que não fica registrado em um canal padrão e que não possui uma única forma de ser iniciado, é comum as pessoas não saberem como ele ocorre na prática.

Já com o processo automatizado dentro de uma solução digital, é possível que seus colaboradores acompanhem o processo, vejam em que etapa está, quem é responsável por executar aquela tarefa e assim por diante. O processo deixa de ser um mistério e se torna muito mais transparente para todos: desde a alta gestão até o nível operacional.

Veja um exemplo de painel de acompanhamento do processo:

Com a automatização, todos ganham

Ao aderir à automatização do processo de compras, todos dentro da organização ganham. O processo fica mais eficiente e muito mais inteligente, ou seja, ele trabalha para você e não você para ele. Dessa forma, você elimina uma série de desperdícios que acontecem no seu dia a dia e ganha muito mais autonomia, visão, protagonismo na sua gestão e produtividade.

Para os colaboradores da organização, muito mais satisfação, uma vez que agora existe um processo claro, simples, prático e transparente. Já a empresa, ganha em redução de custos, melhoria de gestão e uma área de compras mais estratégica e menos operacional.

E então, vamos mudar esse cenário e automatizar os processos da sua área de compras? Ou você ainda quer fazer a gestão ultrapassada dela? Espero que você opte pela primeira opção…

Lembre-se, nós temos o processo automatizado pronto para ser usado!

Agora o meu último recado:

Até mais!