Digitalização de prontuários médicos: entenda a lei e como se adequar

No último dia 27 de dezembro de 2018º, a Lei nº 13787/18 – antiga PLS (Projeto de Lei do Senado) 167/2014 e PL 10107/2018 na Câmara dos Deputados – foi sancionada pelo então Presidente da República, Michel Temer. Essa lei consiste digitalização de prontuários médicos de hospitais e clínicas. Um avanço (e tanto) para a saúde em nosso país.

Pensando na importância do assunto e no quanto essa nova lei pode revolucionar a saúde no nosso país, resolvi escrever este post para falar dos impactos que esta medida de fato trará e quais as recomendações na hora de contratar uma ferramenta de digitalização de documentos. Ficou interessado? Então, vamos lá!

O que é importante saber sobre a Lei 13787/18?

Primeiramente, separei as principais diretrizes e requisitos descritos nesta lei:

1. A digitalização de prontuário de paciente será realizada de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital;
2. Os métodos de digitalização deverão reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais;
3. No processo de digitalização será utilizado certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro de padrão legalmente aceito para que mantenham autenticidade legal das informações;
4. Os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização, mas deverão passar por análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão;
5. A comissão deverá constatar a integridade dos originais para então avaliar a eliminação definitiva;
6. Os documentos de valor histórico, identificados pela comissão, deverão ser preservados de acordo com a legislação arquivística;
7. Os documentos originais e os eletrônicos que não sofrerem alteração nos últimos 20 anos, poderão ser descartados, ou devolvidos ao paciente.

Vale salientar ainda que o projeto de lei foi aprovado juntamente com uma emenda para garantir que todo o manuseio dos prontuários eletrônicos dos pacientes (desde a criação até a exclusão e destruição) também está sob a guarda da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13709/18), garantindo total privacidade aos pacientes. Dessa forma, fica claro que o armazenamento dos dados deve garantir a proteção contra o acesso, o uso, a reprodução e o descarte não autorizados pelo paciente.

Atualmente, o Sistema Único de Saúde (SUS) já tem utilizado o sistema de prontuário eletrônico nas unidades básicas de saúde. Agora, com a restituição da lei, a ampliação desse processo para hospitais e clínicas particulares se torna mais palpável.

Digitalização + Grupo Hospitalar Conceição, veja uma história de sucesso

Separei este vídeo para te mostrar o que é digitalização. Ele é da série Conteúdo em 1 minuto. Vale a pena assistir porque ele não fala somente sobre o que é digitalização, ele também cita uma história de sucesso – premiada internacionalmente – que tivemos com o Grupo Hospitalar Conceição (GHC). Veja:

Afinal, quais os impactos reais desta mudança

Até então, a obrigatoriedade da guarda de documentos de pacientes gera um alto custo para a instituição, pois a temporalidade definida em lei é longa.

Imagine a quantidade de papel sendo gerado diariamente, processado, armazenado e controlado? Só quem vive esta realidade no dia a dia pode definir o quanto de energia é depositada nesta gestão do ciclo de vida de um documento.

Além do alto custo envolvido, estes papéis ocupam um espaço nobre que poderia ser melhor utilizado, para “n” melhores fins, como para o atendimento aos pacientes, por exemplo.

Algumas instituições esperavam ansiosamente por isso

Assim como ocorre no ramo da educação, alguns profissionais e tomadores de decisão já aguardavam a aprovação da utilização de documentos digitais há um longo tempo. É sabido por todos que a migração para meios digitais de gestão é tendência e facilita tanto o negócio como a vida das pessoas.

Entretanto, fazer esta migração não é uma tarefa muito fácil. Toda a mudança gera resistência e um inicial “caos” que parece não ter fim. Para auxiliar nesta mudança, separamos algumas dicas para você escolher a melhor ferramenta, outras para você avaliar no momento da contratação, como também algumas dicas para a implementação.  Acompanhe:

5 dicas pré-contratação da ferramenta de digitalização de prontuários médicos

1. saiba tudo sobre o que é um software de ECM (Gestão de conteúdos empresariais);
2. tenha certeza que o software de gestão eletrônica de documentos que você escolheu atende à legislação (ICP Brasil);
3. analise a possibilidade de contratar um BPMS junto ao ECM, os processos tornam-se mais inteligentes e padronizados e o fluxo de documentos unificado;
4. invista em uma ferramenta que crie e gerencie documentos nato-digitais, para que você a utilize pós digitalização do acervo. Ou seja, para que você use para novos prontuários também;
5. verifique a possibilidade de digitalização em lote, para que você não despenda anos digitalizando documentos;

5 dicas para fazer a escolha

1. jamais selecione a ferramenta pelo preço, selecione pelas funcionalidades e compatibilidades com outros sistemas (os que você já usa) é fundamental;
2. não esqueça de avaliar o suporte técnico. Um dia você precisará dele;
3. selecione a ferramenta que tenha assinatura eletrônica para que você utilize e otimize o processo para novos prontuários;
4. questione se a ferramenta possui leitura de caracteres. Ou seja, selecione uma ferramenta que leia a imagem e saiba o que está escrito nela. Assim a digitalização fica quase automatizada;
5. verifique se a ferramenta possui serviços avançados – São sistemas especialmente desenvolvidos para processar elevados volumes de transações nos servidores;

5 dicas para implementar a gestão eletrônica de documentos

1. tenha calma! Entre milhões de papéis, qualquer descuido pode gerar uma bagunça irrecuperável! Se o acervo está parado há tanto tempo, não apressar a implementação é a  atitude certa!
2. pesquise na internet os resultados em números da implementação de ferramentas de gestão eletrônica de documentos e motive a equipe! Assim você inibe a resistência;
3. anote os números atuais (custos) e compare, o antes e o pós migração para o meio digital. Esse número será valioso para instigar outras migrações (para o meio digital) dentro da instituição;
4. saiba que fazer a migração do acervo será fácil, modificar a rotina dos profissionais na implementação de um novo processo de prontuários será um pouco mais difícil;
5. saiba que toda mudança gera alguma resistência, esteja preparado para isso;

Para finalizar…

Eu separei um texto que tem muita relação com este assunto e acho que você vai gostar: 5 motivos para adotar o uso de documentos digitais em sua empresa.

Antes de encerrar o texto, quero salientar que a nossa relação com este assunto (digitalização + legislação) é de longo prazo. A tecnologia necessária para a digitalização e a certificação digital ICP-Brasil é a mesma utilizada por nós e regulamentada pelo Banco Central. Ela permite garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo digitalizado.

Por isso, sinta-se à vontade para comentar este post ou enviar um e-mail caso tenhas alguma dúvida sobre este assunto; ou qualquer outro relacionado com a gestão de processos e gestão de documentos.

Até breve!