O que é BPMS: Guia completo e o que isso tem a ver com Gestão por Processos (E-book + vídeo)

BPM é uma disciplina de gestão. Assim como existe lean office, lean manufacturing, existe a disciplina de BPM. Essa disciplina tem como objetivo olhar para os processos da empresa de forma horizontal, fazer uma gestão voltada a processos e não a departamentos. Por outro lado, BPMS é um software. Ele acelera a implementação de BPM e traz muitos benefícios para as empresas.

Um conselho: fique por aqui, pois esse é o artigo mais completo que você encontrará pela internet sobre o assunto.

Provavelmente você já ouviu falar que sua empresa precisa melhorar a maneira como executa os processos. Talvez você tenha escutado sobre o famoso BPMS, mas não saiba o que de fato ela significa. Pois então, vou te explicar o que é um BPMS e qual a relação que esse tipo de software tem com a eficiência dos processos administrativos.

Vamos começar pelo começo: O que é processo?

Nesse texto sobre o que é processo você vai encontrar tudo o que precisa saber sobre o assunto! Mas resumidamente, podemos definir que processo é uma agregação de atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados. Logo, processo de negócio é um trabalho que agrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos. A definição básica de processos é:

Veja um exemplo:

• Entrada de matéria prima >> processa >> Sai uma pizza
• Entrada >> Processamento >> Saída

Para fechar, eu trago esse vídeo curtinho (1 min) sobre a definição de processo:

Uma situação relativamente comum: confundir processo com projeto

Pode parecer bobo, mas muita gente confunde o que é um processo com o que é um projeto. No vídeo abaixo, explicamos um pouco melhor essa diferença:

E, se você quiser saber mais sobre qual a diferença entre os dois, sugiro que leia esse texto sobre a diferença entre projetos e processos!

Como saber se na minha empresa tem processos?

De maneira resumida, posso te dizer que tudo o que você faz dentro da sua empresa faz parte de algum processo. Alguma “coisa” entra, vocês processam a informação ou produzem algo físico, e a saída é o produto ou o serviço. Por isso, posso garantir a você que TODAS as empresas possuem processos, inclusive a sua. Sejam eles organizados ou desorganizados, mas possuem.

Por esse motivo, também, que os processo são tão importantes dentro das organizações. É através deles que as empresas exercem suas funções e, ao final de tudo, podem entregar seu serviço ou produto ao cliente.

Quais são os principais exemplos de processos de negócio?

Como acabamos de ver, cada função, ou cada departamento, conta com seus próprios processos específicos. De fato, dentro de um negócio, existem dezenas e até centenas de processos em andamento a todo o momento. Veja alguns exemplos de processos:

1. Compras: gestão de aquisições, gestão de fornecedores, contratação de serviços, gestão de terceiros, gestão de estoque, etc;
2. Jurídico: gestão de contratos, confidencialidade de informações, gestão de compliance, etc;
3. Vendas: gestão de oportunidades de vendas, admissão de parceiros, realização de feiras e eventos, etc;
4. Processos de performance: gestão de indicadores, auditoria interna, planejamento estratégico, etc;
5. Atendimento a clientes: processo de suporte de chamados, gestão de pós-venda, prover garantia, etc;
6. Recursos humanos: recrutamento e seleção, admissão, férias, reembolso, etc;
7. Financeiros: gestão financeira, gestão de pagamentos, empréstimos, etc;
8. Qualidade: análise de causa raiz, processo de não conformidades, gestão de documentos, etc;
9. Marketing: organização de feiras e eventos, gestão de campanhas, etc.

Macro processo x Sub-processo x Atividade x Tarefa: qual a diferença?

Ainda seguindo a lógica do tópico de cima (diferença entre processo e função de negócio), outro ponto de confusão muito comum é a diferença entre macro processo, sub-processo, atividade e tarefa. Muitas pessoas não têm clareza do que são de fato cada uma dessas definições e acabam se referindo a elas de maneira incorreta.

De acordo com o CBOK (a bíblia da gestão por processos): “atividades representam a disposição física do trabalho efetivamente realizado e a forma de fazê-lo. Os processos representam uma composição lógica dessas atividades.” Ou seja, atividades são de fato o que será executado e o processo as etapas, colocadas de forma lógica, que precisam ser seguidas. Já as tarefas são decomposições das atividades em pedaços menores, ou passos.

Veja uma representação visual que pode ajudar você a entender a diferença entre esses elementos:

O que é o correto: gestão por processos ou gestão de processos?

Até aqui, estou apenas deixando todos na mesma página, pois são dúvidas que normalmente aparecem, ou que normalmente questionam aos nossos especialistas. É muito comum as pessoas se referirem à gestão de processos. No entanto, respondendo à pergunta presente no tópico, o correto é gestão por processos.

O que é gestão por processos?

Gestão por processos é o mesmo que BPM. Porém, BPM é uma sigla em inglês. Você verá mais abaixo detalhes sobre essa sigla famosa. O que importa aqui é falarmos que gestão por processos (ou BPM) é uma disciplina que visa uma gestão horizontal.

Qual a diferença entre uma gestão vertical e uma gestão horizontal?

A gestão horizontal favorece a visão do processo como um todo, por todos os envolvidos. Enquanto a gestão vertical promove a compartimentalização, ou seja, cada área da empresa está interessada apenas na “sua parte”.

Gestão horizontal

Em uma estrutura horizontalizada, o foco é nos objetivos gerais do processo, e todos estão pensando neles. Assim, a responsabilidade de cada participante não se limita à sua área ou função, mas se estende aos resultados do processo como um todo. Ou seja, cada um pensa nos resultados de suas decisões e ações para os demais. Então, existe um clima mais colaborativo entre os envolvidos, mesmo que eles pertençam, formalmente, a equipes diferentes.

Gestão vertical

A situação é diferente quando há uma estrutura vertical. Nesse caso, cada área ou função da empresa está focado somente em seus próprios objetivos. Isso influencia a maneira como conduz sua etapa do processo, a maneira como toma decisões, a prioridade que dá ao processo, e assim por diante.

Você deve imaginar que, quando um ator do processo está interessado apenas na “sua parte”, ele pode acabar formando uma tensão com outros atores. Ele está preocupado com os seus resultados, e pode agir de maneira que prejudica os resultados dos demais.

Com isso, formam-se conflitos entre colaboradores que deveriam estar trabalhando juntos, na mesma direção.

O que é BPM?

BPM é a sigla para Business Process Management (em português, Gestão por Processos de Negócio). Por meio do BPM é possível transformar uma empresa a partir da gestão e otimização de seus processos. Ou seja, ao invés de você olhar para departamentos, áreas verticais, você começa a enxergar os processos ponta a ponta dentro da empresa. Do pedido até a entrega do produto, por exemplo. Dentro desse processo existirão diversos departamentos.

Para saber tudo sobre BPM, acesse o guia completo sobre o assunto: Guia completo sobre BPM

 O que é modelagem de processos?

A modelagem de processos faz uma análise específica e profunda do processo, ou seja, cria um modelo de seu funcionamento como foco em atingir algum objetivo, como automatização ou acompanhamento de longo prazo, por exemplo.

Veja como fazer modelagem de processos.

O que é BPMS?

Aqui começaremos a falar sobre tecnologia. O suporte tecnológico para automatização da Gestão por Processos é chamado de BPMS (Business Process Management System). Nada mais é do que uma ferramenta que permite mapear, executar e monitorar processos intra e interfuncionais com foco na transformação do negócio e na melhoria constante. Isso mesmo, BPMS são softwares que automatizam todo aquele fluxo de informação e ações que você identificou no seu processo.

Leia também: Como contratar um BPMS?

BPM é uma disciplina e BPMS é uma ferramenta

Com o BPMS você consegue interligar as áreas, os departamentos, automatizar aquelas atividades rotineiras que não agregam valor ao seu produto ou serviço e que ainda por cima roubam o seu tempo!

Com a automatização do processo, fluxos de atividades que duravam cinco dias, podem passar a durar dois, por exemplo. Além disso,  o apoio de informações rápidas e precisas auxiliam os gestores na tomada de decisão. Para ficar mais fácil de entender, vou te trazer um exemplo prático!

O BPMS pode ser aplicado numa variada gama de setores, empresas e órgãos públicos. Basicamente, ele determina fluxos para que os processos caminhem de maneira natural dentro da empresa e cada colaborador saiba o seu real papel em cada estágio dos procedimentos pré-determinados.

BPMS Exemplo:

Digamos, por exemplo, que a sua empresa acabe de contratar um novo colaborador. Ao digitalizar os seus documentos e cadastrá-los dentro de uma ferramenta de BPMS, os vários departamentos da empresa já serão acionados automaticamente para realizar a ação que lhes cabe.

Assim, sem que seja necessário enviar um e-mail sequer, os responsáveis já sabem o que precisam fazer. Confeccionar um novo crachá, agendar o treinamento deste colaborador, listar as tarefas que ele deve realizar, calcular quando ele poderá tirar férias e enviar automaticamente informações a quem possa interessar, dentre uma série de outras funções.

Quem utiliza BPMS?

E na prática, hoje em dia, quem utiliza BPMS? Muitas empresas! Pois, como eu já te disse anteriormente, essa aplicação é generalizada. Se você tem processos, pode implementar BPM e BPMS! Te mostrei um simples exemplo de departamento pessoal, agora imagine essa ferramenta implementada em um complexo processo de desenvolvimento de novos produtos, ou seja, um processo que requer rapidez e agilidade!

Em um hospital, por exemplo,  BPMS  é aplicado na otimização de processos ligados a agendamento de exames, automatização de procedimentos e sistematização dos processos de compras de produtos e serviços.

Como saber se há problemas no processo?

Se você leu até aqui eu tenho quase certeza que se interessa pelo assunto. Quer saber se algum processo específico na sua empresa está com problemas e precisa de atenção? Uma maneira simples de descobrir é observando se ele apresenta um (ou mais) destes sintomas:

• custos altos;
• reclamações de clientes;
• problemas de comunicação interna;
• problemas de padronização;
• desorganização;
• retrabalho;
• burocracia excessiva;
• falta de inovação;
• entre outros.

Mesmo que um processo não apresente sintomas como os que você acabou de ver, é possível que existam oportunidades para aprimorá-lo. Nesse caso, não se trata de resolver o que está ruim, mas de melhorar o que já está bom. Portanto, você vai precisar de um olhar mais criativo e inovador sobre o processo.

O que é preciso para a implementação do BPM?

Antes de falar sobre como implementar Business Process Management, você precisa saber o que é preciso para essa implementação. E não estou falando de nenhuma tecnologia ou ferramenta, mas de algo muito mais básico: o apoio da liderança executiva da empresa.

Adotar o BPM — ou não adotá-lo — é, no fundo, uma decisão estratégica. Como qualquer decisão estratégica, um colaborador ou mesmo um gestor não pode embarcar nessa iniciativa por conta própria. No caso do BPM, ainda mais, pois ele afeta toda a organização. Portanto, para levar adiante sua implementação, você vai precisar do apoio da alta administração.

Para conquistar esse apoio, é necessário demonstrar que existe algo a se ganhar com a gestão por processos. Vale a pena apontar os benefícios comprovados do BPM e, ainda, demonstrar alguns exemplos de como os processos da empresa poderiam ser melhorados.

É preciso ter um BPMS para implementar o BPM?

Não, você não precisa ter um BPMS para implementar BPM na sua organização. Implantar BPM está num nível de abstração superior a um software. Implantar BPM significa entender o negócio voltado ao cliente e enxergar os processos da organização. Entretanto, significa mudança cultural também. O BPMS, entretanto, ajuda a implantar BPM de uma forma mais prática, segura e controlada.

Como implementar o BPM?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre a teoria do BPM, que tal aprender a implementá-lo na prática? A implementação passa pelo mapeamento de processos, uma prática voltada a proporcionar entendimento de suas etapas, das pessoas envolvidas, dos recursos necessários e dos resultados produzidos.

Como nós da Zeev gostamos de ajudar você, nós preparamos um checklist com todos os passos para o seu mapeamento. Nosso especialista se dedicaram e criaram ele com base nas suas experiências. Resultado: esse é o conteúdo mais baixado dos nossos materiais. Confira você também!

O que é uma Ferramenta BPMS?

Uma ferramenta de BPM, ou seja, um BPMS, pode ser utilizada para melhorar o gerenciamento dos processos da empresa. Trazendo mais velocidade, praticidade e segurança para o negócio.

Além disso, elas ajudam a melhorar o desempenho corporativo com indicadores e métricas de avaliação de resultados.  Também é importante ressaltar que os BPMS podem ser grandes aliados para medir, otimizar e automatizar os processos das empresas.

E o melhor é que elas podem ser adaptadas de acordo com as necessidades de cada organização! Podendo trazer benefícios e melhorias de acordo com cada situação específica. 

Ferramenta BPM low-code!

Primeiramente, você já ouviu falar sobre low-code? Sabe do que se trata? Se não conhece ainda sobre esse assunto convido você a ler esse texto fantástico que escrevi sobre o que é low-code!
O low-code é uma tendência muito forte no mercado! Além disso, ele tem inúmeros benefícios para as empresas e seus colaboradores.  E sabe o que é mais legal nisso tudo? É que já existem ferramentas BPM com essa tecnologia por trás! Não é demais?

Se ficou interessado em saber mais, vou dar uma dica de ouro: leia o texto que a Kymberli escreveu sobre a relação entre BPM e Low-code. Tenho certeza de que você irá expandir os seus horizontes! 

Não esqueça da melhoria contínua

O BPM não pode ser pensado como uma linha reta, com um ponto final; em vez disso, é um círculo de melhoria contínua. Então, como pode ser inviável realizar o ciclo contínuo do BPM mensalmente, o passo ideal seria a implementação de um BPMS que controle o processo por você.

Por exemplo, um BPMS pode te dizer qual a atividade do teu processo está atrasando o processo todo. Tem um texto sobre gargalo aqui no blog, e outro sobre ciclo PDCA. Você não pode sair daqui sem ler esses conteúdos!

Pronto! Chegamos ao fim!

Podemos concluir dizendo que BPM é uma maneira de gerenciar os processos da empresa com visão ampla do negócio. É uma poderosa fonte de melhoria, e também significa eficiência. E o BPMS auxilia na execução das atividades, pois automatiza o processo, alocando esforços em atividades que realmente agregam valor para o negócio!