Como selecionar o processo para iniciar o mapeamento?

Se você chegou até aqui é porque você já decidiu que quer melhorar os processos da sua empresa. Então, parabéns! Você está no caminho certo! Porém, dar o “pontapé inicial” nessa jornada parece ser um passo difícil, não é mesmo? Sendo assim, eu vou te ajudar a identificar por onde você como começar o mapeamento de processos, ok? Vem comigo!

Novamente, parabenizo você pela iniciativa. Muitas empresas sabem que precisam melhorar seus processos, mas não dão esse primeiro passo. A melhoria de processos é o melhor caminho para melhorarmos os nossos resultados. 

Bom, então neste ponto da sua jornada você já sabe que a primeira etapa para a melhoria dos processos é o mapeamento. Mas, se você fosse começar agora mesmo a fazer o mapeamento de processos, você saberia qual é o primeiro passo? Ou seja, você sabe por qual processo você vai começar? Estou vendo você em um momento de silêncio e autorreflexão, não é mesmo? “E agora, o que eu faço?” hehehe.

Fique calmo! Conhecemos algumas opções que podem te ajudar a escolher o processo que você vai mapear. Vamos ver cada uma delas?

Tenho pesadelos com as minhas tarefas

Sempre tem aquele processo que te tira o sono, não é mesmo? O processo que faz com que você não consiga ser produtivo. Pois é desorganizado, não tem nenhum padrão e vive pipocando solicitação no seu e-mail, ou até em bilhete em cima da mesa. Um exemplo que todos conhecem: processo de contas a pagar. Aquele e-mail do colega pedindo “paga esse boleto para mim? vence hoje”. Imaginem se isso viesse de várias pessoas diferentes, a qualquer hora do dia. Isso é como se fosse o pesadelo do analista financeiro. 

Então, o processo que te tira o sono é uma boa opção para começar o mapeamento de processos, porque vai te trazer paz! Mas siga comigo, vamos ver as outras opções.

O chefe mandou

Se o chefe mandou, tá falado! Vocês já assistiram o desenho do Pocoyo? Se o Fred mandou, todo mundo levanta e faz. É mais ou menos essa a ideia que temos quando o chefe manda, não é mesmo? Até por que ele tem uma visão estratégica dos processos da equipe e do que precisa ser feito. Mas e se você propuser uma alternativa melhor ao seu chefe? 

Ou melhor, se você conhecer ferramentas que podem te ajudar a identificar por qual processo você deveria começar seu mapeamento? De modo que, ao levar a proposta ao seu chefe, você possa mostrar a análise que está por trás da sua indicação. Que tal?

Até agora temos duas opções para você escolher o processo a ser mapeado:

1. O processo que te tira o sono
2. O processo que o chefe mandou mapear

No entanto, existem ferramentas que são excelentes opções para você ser mais assertivo nesta escolha. Vamos complementar nossas opções?

3. Matriz de prioridade de processos
4. MVP (Mínimo Processo Viável)

Matriz de prioridade de processos

A matriz de prioridade é uma ferramenta que vai te ajudar a relacionar e visualizar pontos importantes para sua priorização. De maneira que, com a matriz, você vai conseguir enxergar onde se encontram seus processos, em relação a maturidade e impactos, e por qual deles você deve começar. 

E o melhor de tudo: é uma ferramenta simples de utilizar. Eu vou deixar aqui o link do blogpost onde Thyelli ensinou como fazer a matriz de prioridade de processos, com exemplos práticos! Você já pode colocar a mão na massa.

MVP (Mínimo Processo Viável)

A ideia de MVP é fazer o mínimo processo possível para começar. Deste modo você vai aplicar um conjunto mínimo de esforços e investimentos para fazer o processo rodar. Você vai fazer, visualizar e permitir ao seu grupo que experimente. A partir disso, você vai aplicar as melhorias, ok?

Essa é uma ótima ideia! Você já estará colocando para rodar um processo, com o mínimo possível de esforço. 

Em síntese: qual é a melhor opção?

Veja só, eu não posso ir contra o seu chefe e também não quero te tirar o sono. Mas, dentre as opções que passamos, temos duas ferramentas excelentes, a opção 3 e 4.

1. O processo que te tira o sono
2. O processo que o chefe mandou mapear
3. Matriz de prioridade de processos
4. MVP (Mínimo Processo Viável)

O MVP é uma ótima ferramenta, mas vai ser mais facilmente aplicada se você já tem um software para construção de processos. Se você é esta pessoa, não deixe de ler o blogpost da Bruna, onde ela te mostra 5 motivos para você fazer o MVP agora mesmo.

Por fim, aqui está a dica de ouro para iniciantes: a matriz de prioridade de processos. 

Ao utilizar a matriz, você consegue definir as prioridades a partir de uma análise qualitativa e quantitativa. Identificando os impactos dos processos dentro da sua empresa. Veja se não é uma excelente análise para você levar ao seu chefe? Ou para você mesmo escolher qual processo você vai otimizar. Pois, quando você entende a maturidade, o impacto e a complexidade dos seus processos, a sua decisão vai ser muito mais assertiva. Mas, lembre-se nenhuma das opções é errada! Você deve escolher a que melhor vai funcionar para você.

Coloque a mão na massa!

Agora que sabemos por onde começar, sugiro que você aproveite essa dica e já coloque a mão na massa. Siga firme na sua jornada de melhoria de processos, comece agora mesmo com este primeiro passo para mapear seus processos, combinado?

Caso você tenha ficado empolgado, vou deixar uma dica de material para você. É o Guia completo de mapeamento de processos, onde a Bruna compartilhou o passo a passo de tudo que você precisa saber para mapear seus processos! 

Por último, para não deixar você desistir da sua jornada, vou deixar este vídeo, de 10 minutos, sobre o que acontece quando a empresa não olha para processos.