Transformação digital da SPOT Educação: como o BPMS Zeev revolucionou a gestão de processos da holding de educação
A Spot Educação
A SPOT Educação é holding cujo propósito é formar pessoas para atuarem globalmente. Fazem parte de marcas como Cultura inglesa, tradicional escola de idiomas com mais de 70 anos de mercado, Cultur Online, a plataforma online de ensino de inglês para adultos, Edify, um programa bilíngue que já impactou 7.000 alunos em apenas 1 ano, e a CodeBubby, escola de tecnologia e robótica para crianças e adolescentes.
O problema
Em um diagnóstico realizado pela SPOT Educação, foram apontados diversos desafios na comunicação entre o escritório central e as filiais, como:
Com este diagnóstico em mãos, fez-se necessário estruturar um projeto de gestão de processos que contasse com o alto apoio da administração para atacar as dores apontadas. A SPOT Educação identificou que a execução manual das atividades tornava inviável responder a questões básicas, como o custo mensal de papel por processo ou o cumprimento real dos prazos. A ausência de uma ferramenta de automação impedia que a empresa tivesse a visão necessária para promover a melhoria contínua e aumentar a produtividade empresarial. A transição para um modelo digital tornou-se o caminho mais certeiro para otimizar os recursos atuais e eliminar as etapas que apresentavam maior potencial de gargalos na operação.
A Solução
O objetivo principal da SPOT Educação era consolidar uma visão de processos em toda a organização. O projeto visava solucionar diversas dores da gestão através da implementação do Zeev, buscando ganhos evidentes em produtividade e custo-eficiência.
A solução escolhida para viabilização do projeto foi o Zeev. A ferramenta foi escolhida por atender os principais requisitos que eram: implementação descomplicada, facilidade de uso e, principalmente, o incentivo à autonomia da equipe interna para criar seus fluxos.
Apesar de os processos serem complexos, o fato de a ferramenta ser low-code e possuir uma base de conhecimento robusta permitiu que a SPOT Educação construísse seus processos no próprio ritmo, garantindo uma transição com pouco ruído e máximo sucesso na digitalização.
Implementação
A estratégia de implementação adotada pelo Pratagy envolveu uma introdução gradual da ferramenta como porta de entrada para o conceito de BPM. O sucesso inicial com o processo de "Solicitar Reembolso a Hóspede" garantiu clareza de responsabilidades e agilidade, gerando entusiasmo imediato entre os colaboradores.
A partir dessa validação, os objetivos da expansão focaram na automação de fluxos críticos:
Otimizar processos críticos como 'Solicitação de Compras' e 'Pagamento de Contratos'.
Eliminar gargalos operacionais através de uma modelagem planejada e ágil.
Escalar a automação de todos os principais fluxos em apenas três meses.
Benefícios e resultados alcançados
A partir do diagnóstico das dores na área financeira e do desdobramento estratégico para as filiais, foram consolidados resultados expressivos, como:
“À medida que você consegue controlar, consegue ter ganhos, pois você tem visibilidade em tempo real do que está acontecendo”
Leonardo Krambeck
Especialista em Processos e Projetos
“Zeev é uma ferramenta muito intuitiva e muito amigável, consegue dar uma Independência para o usuário entender o que ele precisa preencher na requisição”
Leonardo Krambeck
Especialista em Processos e Projetos
Sobre a Spot Educação
A SPOT Educação é holding cujo propósito é formar pessoas para atuarem globalmente. Fazem parte de marcas como Cultura inglesa, tradicional escola de idiomas com mais de 70 anos de mercado, Cultur Online, a plataforma online de ensino de inglês para adultos, Edify, um programa bilíngue que já impactou 7.000 alunos em apenas 1 ano, e a CodeBubby, escola de tecnologia e robótica para crianças e adolescentes.
Sobre a Zeev
Zeev | Você cresce, a gente cresce.
Zeev tem como crença que qualquer pessoa pode facilitar sua rotina de trabalho. Por meio de nossas plataformas low-code, Zeev e Zeev docs, colocamos em suas mãos o superpoder de criar seu próprio software e transformar seus fluxos de trabalho e sua gestão de documentos.
Zeev se propõem a conectar os departamentos e fazer o trabalho fluir com leveza, otimizando seus resultados e favorecendo a escalada dos seus negócios. Isso tudo com nossa experiência e com nossa autoridade de quem já ganhou 6 prêmios internacionais. Temos como ponto central das nossas relações, a liberdade e a transparência. Foi pensando nisso que criamos o conceito de “Anywhere Office” e, hoje, encontramos colaboradores pelo Brasil inteiro e clientes distribuídos em mais 4 países.
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