--- title: "BPMS ou ECM: qual a ferramenta ideal para sua empresa?" id: "6603" type: "post" slug: "sistema-bpms-ou-ecm" published_at: "2021-06-04T12:04:22+00:00" modified_at: "2026-05-07T13:35:22+00:00" url: "https://zeev.it/blog/sistema-bpms-ou-ecm/" markdown_url: "https://zeev.it/blog/sistema-bpms-ou-ecm.md" excerpt: "BPMS ou ECM? Essa é uma dúvida comum entre profissionais que buscam automatizar processos e digitalizar a gestão de documentos nas empresas. Mas a resposta não é tão simples – e depende..." taxonomy_category: - "Gestão de processos" taxonomy_post_tag: - "Automatização de processos" - "BPMS" --- **BPMS ou ECM?** Essa é uma dúvida comum entre profissionais que buscam automatizar processos e digitalizar a gestão de documentos nas empresas. Mas a resposta não é tão simples – e depende do que você realmente precisa transformar na sua operação. Neste artigo, vamos esclarece as diferenças entre BPMS e [ECM](https://zeev.it/blog/o-que-e-ecm/) , apresentar seus benefícios, mostrar quando usar cada solução e, ao final, revelar qual pode ser a escolha ideal para cobrir as necessidades da maioria das empresas. Vamos lá? ## Índice - [Gestão por Processos x Gestão de Documentos](#h-gestao-por-processos-x-gestao-de-documentos) - [Quando usar uma ferramenta de BPMS ou ECM?](#h-quando-usar-uma-ferramenta-de-bpms-ou-ecm) - [Os benefícios de um BPMS ou ECM](#h-os-beneficios-de-um-bpms-ou-ecm) - [O que há de recurso em um BPMS ou ECM?](#h-o-que-ha-de-recurso-em-um-bpms-ou-ecm) - [BPMS ou ECM? Ou os dois?](#h-bpms-ou-ecm-ou-os-dois) ## Gestão por Processos x Gestão de Documentos O primeiro ponto que precisamos ter em mente é que cada uma dessas ferramentas tem um intuito, ou melhor, um objetivo diferente. Enquanto de um lado você tem uma ferramenta que é voltada a gerenciar processos organizacionais, do outro você tem uma ferramenta destinada a fazer a gestão do ciclo de vida dos documentos. --- [Automatização de processos com IA: conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) --- ### O objetivo do BPMS É sempre bom lembrar que o [BPMS](https://zeev.it/business-process-management-bpms/) é o suporte tecnológico da [disciplina de BPM](https://zeev.it/saiba-o-que-e-bpm-e-bpms-e-o-que-isso-tem-a-ver-com-gestao-de-processos/) . Dessa forma, o principal objetivo de uma ferramenta de BPMS é [gerenciar fluxos de trabalho](https://zeev.it/blog/qual-a-importancia-de-monitorar-fluxos-de-trabalho/) . Ou seja, ter uma visão mais clara e transparente sobre os fluxos de tarefas, os processos da organização, deixando-os mais padronizados, eliminando silos, determinando responsabilidades e prazos claros, melhorando a comunicação e proporcionando a redução de desperdícios. > Dica de conteúdo extra: > > [O que é BPMS? Guia completo e o que isso tem a ver com gestão por processos](https://zeev.it/blog/saiba-o-que-e-bpm-e-bpms-e-o-que-isso-tem-a-ver-com-gestao-de-processos/) Sendo assim, com uma ferramenta de BPMS você pode [desenhar seus fluxogramas](https://zeev.it/blog/5-passos-para-criacao-de-um-fluxograma/) e ir além, dando vida a eles por meio da automatização e coletando uma série de indicadores que podem ajudar você a tomar decisões importantes. ### O objetivo do ECM ECM é a sigla em inglês para *[Enterprise Contente Management](https://zeev.it/enterprise-content-management-ecm/)*, ou seja, gestão de conteúdos empresariais. Ele é, na verdade, uma evolução dos sistemas [GED](https://zeev.it/blog/ferramenta-ged/) , que muita gente conhece por aí. Deste modo, pode-se dizer que o principal objetivo desta ferramenta está em fazer a [gestão dos documentos](https://zeev.it/blog/gestao-de-documentos/) e informações gerados na sua organização. Mas mais do que isso, fazer uma gestão que garanta a segurança, integridade e durabilidade desses conteúdos, tendo como consequência uma melhora eficiência operacional. ### Em outras palavras… - **BPMS (Business Process Management System)** foca na gestão e [automatização de processos](https://zeev.it/blog/automatizacao-de-processos/) de negócio. Isto é, se concentra na gestão do fluxo de trabalho, do fluxo de atividades e tarefas, conectando departamentos de uma organização através de processos digitais. - **[EC](https://zeev.it/enterprise-content-management-ecm/) [M](https://zeev.it/enterprise-content-management-ecm/) (Enterprise Content Management)** foca na gestão do ciclo de vida dos documentos e conteúdo da empresa. [https://conteudo.zeev.it/ebook-automatizacao-de-processos](https://conteudo.zeev.it/ebook-automatizacao-de-processos) Só para ilustrar ainda melhor, criamos a imagem abaixo: Diferença entre um BPMS e um ECM. ## Quando usar uma ferramenta de BPMS ou ECM? Esta costuma ser a segunda grande dúvida: quando utilizar uma e quando utilizar a outra? Para isso, não basta apenas entender o objetivo de cada uma dela, mas também é preciso ter clareza de qual o objetivo que você tem ao adotar uma delas no seu dia a dia. ### Você precisa de um BPMS se: - Precisa de uma ferramenta que distribua atividades entre os colaboradores automaticamente. - Deseja automatizar tarefas repetitivas. - Precisa controlar prazos, responsáveis e fluxo de aprovações. - Busca padronizar o trabalho entre áreas. - Quer mais visibilidade e indicadores para tomar decisões. - Pretende melhorar a [produtividade](https://zeev.it/produtividade/) da equipe. - Deseja melhorar a comunicação departamental, eliminando o excesso de e-mails e o “vai e vem” de mensagens. ### Você precisa de um ECM se: - Quer digitalizar documentos físicos e eliminar o papel. - Precisa garantir o acesso seguro a informações sensíveis. - Enfrenta dificuldades com versionamento de arquivos. - Deseja centralizar documentos em um único repositório. - Precisa estar em conformidade com normas regulatórias. **Dica de leitura extra:** [6 ferramentas BPM para gestão de processos!](https://zeev.it/blog/ferramenta-bpm/) ## Os benefícios de um BPMS ou ECM Independentemente da ferramenta que você venha a adotar, um BPMS ou ECM, você certamente encontrará muito benefícios. Alguns benefícios são específicos aos objetivos de cada uma das ferramentas. Em seguida, destacamos alguns dos principais benefícios de cada software, confira. ### Principais benefícios do BPMS: - Visão em tempo real dos processos; - Redução de erros e retrabalho; - Definição clara de prazos e responsáveis; - Criação de indicadores personalizados; - Automatização de tarefas manuais. Exemplo de interface BPMS – Zeev ### Principais benefícios do ECM: - Controle de acesso e auditoria documental; - Eliminação de arquivos físicos e desorganização; - Armazenamento seguro e rastreável; - Versionamento automático de documentos; - Localização rápida via metadados e OCR. Exemplo de interface ECM ## O que há de recurso em um BPMS ou ECM? Pois bem, quando o quesito é recursos, ou funcionalidades, é preciso estar atento que cada uma das ferramentas terá um conjunto daquelas que fazem mais sentido para o objetivo da solução. Nesse sentido, o BPMS terá um conjunto de funcionalidades relacionado à automatização de um processo, criação de um workflow, utilização de um formulário de solicitação eletrônico, etc. Enquanto isso, o ECM contará com recursos relacionados à digitalização de documentos, captura de informações, estruturação de metadados, segurança jurídica de informações, entre outros. Todas ferramentas, sejam elas BPMS ou ECM, apresentam as mesmas funcionalidades? A resposta aqui é não. Cada solução apresenta um conjunto de recursos relacionados com o que a ferramenta se propõem a fazer, mas não existe uma regra. Nós podemos falar especificamente sobre as ferramentas da Zeev, mas não podemos generalizar. [Falar com um especialista Zeev!](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) ### Um pouco do que existe no Zeev Sim, o Zeev é um BPMS. E não é qualquer BPMS, o Zeev é **hexacampeão no prêmio [WfMC](https://www.wfmc.org/)**, maior premiação internacional da categoria! Em seguida, destacamos alguns dos recursos disponíveis na plataforma: - Criação de formulários eletrônicos; - Assinatura digital e eletrônica; - Desenhador de fluxograma em BPMN amigável; - Painel de indicadores, com a criação dos seus próprios, ou com o uso de indicadores nativos; - Criação de diferentes perfis de usuários, limitando o acesso aos processos, conforme a necessidade da sua empresa; - Integração com power BI, se você desejar; - Integração com inúmeras soluções via APIs. **E o melhor:** [inteligência artificial generativa do Zeev](https://zeev.it/ia) , a Zai, para você acelerar e ter muito mais eficiência na modelagem de processos, criação de formulários inteligentes personalizados e, ainda, ter à disposição 24/7 insights e estatísticas sobre a performance da sua operação para tomar as melhores decisões. ### Por que um BPMS completo, como o Zeev, pode substituir um ECM? Até aqui, destacamos os objetivos, recursos e benefícios de cada sistema, mas nós ainda não respondemos a pergunta inicial desse artigo: **“ECM ou BPMS”?** É comum pensar que é necessário escolher entre um BPMS ou um ECM. Mas na prática, as necessidades mais comuns de gestão documental já podem ser cobertas por um BPMS robusto e completo – esse é o caso do Zeev. Isso porque o Zeev: - Permite **armazenamento estruturado** de arquivos com metadados. - Possui **assinatura digital com certificados padrão ICP-Brasil**. - **Assinatura digital** com carimbo do tempo. - Possui **controle de acesso** por perfil de usuário. - Garante **versionamento automático de documentos**. - Oferece **auditoria e rastreabilidade** de ações. - Tem **tecnologia OCR nativa**. - **Captura descentralizada**. - Mobilidade para **consulta e captura de documentos**. - **Integração com Microsoft Office**. - **Digitalização em massa**. - E muito mais! Ou seja, para muitas empresas, um **BPMS com recursos integrados de gestão de documento**s já atende (e até superar, em muitos casos) os principais requisitos esperados de um ECM. Essa é uma tendência forte no mercado, especialmente entre organizações que desejam **centralizar a gestão de processos e documentos em uma única plataforma.** ## BPMS ou ECM? Ou os dois? Se você chegou até aqui, já entendeu que **BPMS e ECM têm finalidades diferentes, mas complementares**. Porém, como apresentado anteriormente, **um BPMS completo já incorpora funcionalidade essenciais de um ECM** – permitindo mais agilidade, eficiência e segurança na gestão de processos e documentos. Por isso, se o seu foco está em digitalizar e otimizar a operação como um todo, o Zeev pode ser a plataforma ideal para começar essa transformação. ### Dê o próximo passo com o Zeev A transformação digital começa por uma decisão: automatizar, simplificar e ganhar eficiência. O Zeev reúne o melhor dos mundos – processos e documentos – com o poder da inteligência artificial para que vocie crie fluxos de trabalho sob medida e eleve sua produtividade. [https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) **[Letícia Bragagnolo](https://zeev.it/blog/author/leticia-bragagnolo/)**Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios e Mestra em Administração pela mesma instituição. Sou uma apaixonada por conhecimento e educação, por isso não parei por aí e já parti para o Doutorado na mesma área. Aqui na Zeev, atuei por bom tempo como Especialista em Projetos Estratégicos e, hoje, exerço um papel no qual me identifico e orgulho demais: o de People & Culture Manager. Isso porque, além de ser apaixonada por conhecimento, se tem algo que me move é a paixão por pessoas. Eu realmente acredito que, por meio da pluralidade, conquistamos melhores resultados. ## Artigos Similares - [https://zeev.it/blog/como-criar-aplicativos-de-processo-com-low-code/](https://zeev.it/blog/como-criar-aplicativos-de-processo-com-low-code/) Tecnologias low-code permitem que qualquer pessoa consiga criar aplicativos de processo. Ficou curioso com essa afirmação? Tudo bem! Aqui, você vai ver um passo a passo de como isso acontece, além de… - [https://zeev.it/blog/como-eliminar-a-burocracia/](https://zeev.it/blog/como-eliminar-a-burocracia/) Burocracia pode ser definida com mais de um significado, mas ela é mais conhecida como o excesso de procedimentos que uma pessoa ou uma empresa realizam para obter alguma coisa. Em resumo:… - [https://zeev.it/blog/notacao-bpmn-webinar/](https://zeev.it/blog/notacao-bpmn-webinar/) Como fazer o fluxo de um processo ser compreendido desde o profissional da TI até o profissional do negócio? 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Quando esse movimento é mal preparado, a empresa… - [https://zeev.it/blog/maturidade-de-processos/](https://zeev.it/blog/maturidade-de-processos/) A maturidade de processos mede a capacidade que uma empresa tem de definir, executar e controlar suas rotinas de trabalho. Empresas com alto nível de maturidade documentam seus processos de forma clara, padronizada e acessível. Assim, todos os colaboradores entendem o que precisa ser feito e conseguem agir com precisão e consistência. Essa maturidade também impulsiona uma cultura de melhoria contínua, essencial para a competitividade e a sustentabilidade de qualquer negócio a longo prazo. [Conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) ### **Categorias** - [Educação](https://zeev.it/categoria/educacao/) - [Financeiro](https://zeev.it/categoria/financeiro/) - [Compras](https://zeev.it/categoria/compras/) - [Recursos Humanos](https://zeev.it/categoria/recursos-humanos/) - [Controladoria](https://zeev.it/categoria/Controladoria/) - [Jurídico](https://zeev.it/categoria/Juridico/) - [Logística](https://zeev.it/categoria/logistica/) - [Marketing](https://zeev.it/categoria/marketing/) - [Low-code](https://zeev.it/categoria/low-code/) - [Tecnologia da Informação](https://zeev.it/categoria/tecnologia-da-informacao/) - [Inteligência Artificial](https://zeev.it/categoria/ia/) [https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) [https://conteudo.zeev.it/e-book-como-tornar-seus-processos-automatizados](https://conteudo.zeev.it/e-book-como-tornar-seus-processos-automatizados)