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title: "Secretaria Digital: o que é?"
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  - "Gestão de documentos"
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A secretaria digital, é um sistema que permite que as instituições de ensino tenham todas as suas rotinas administrativas integradas. Possibilitando que elas ganhem maior eficiência e velocidade nos seus processos administrativos.

## O que é secretaria Digital?

A secretaria é o local onde toda a documentação é gerenciada. Desde a matrícula escolar até emissão de históricos escolares e diplomas. Essa plataforma serve como ferramenta, onde é possível o armazenamento e organização de documentos como:

- Protocolos;
- Notas;
- Documentos;
- Histórico de disciplinas;
- Controle de certificados;
- Documentos de matrículas;
- Históricos gerias dos alunos;
- Entre outras coisas.

Com uma plataforma de integração, a secretaria digital conecta vários setores da instituição. Dessa forma, facilita o acesso, a edição, o upload e download de documentos. Em outras palavras, a [secretaria digital faz a conexão entre universo acadêmico e administrativo](https://stoque.com.br/abaris/o-que-e-secretaria-academica-digital/)
 que, ao ser digitalizado não necessita mais de papéis, como antigamente.

## Por que é importante?

A Secretaria digital é importante para uma instituição acadêmica, pois aproxima o aluno a instituição. Além de ser um canal de comunicação direta e oficial, no intuito de suprimir a sensação de desamparo e de distância entre o aluno e a instituição, garantindo a segurança no trâmite de solicitações. Contribuindo para a otimização de tempo e recursos.

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A sua principal finalidade é atender e centralizar as demandas dos alunos dos cursos na modalidade presencial e a distância, o que é possível uma vez que o serviço está disponível para o aluno dentro do Ambiente Virtual.

## Quais os benefícios da secretaria digital?

A secretaria digital é uma solução que trás inúmeros benefícios! Possibilitando uma transformação completa no seu [fluxo operacional](https://zeev.it/blog/desperdicios-no-fluxo-de-trabalho-em-escritorios/)
, especialmente no dia a dia do seu administrativo. Veja alguns deles:

Benefícios de Implementar uma Secretaria Digital:

### **Menos papel, mais tecnologia**

Podemos destacar o uso consciente do papel, trazendo sustentabilidade as instituições e com isso a redução de custo. A digitalização do acervo acadêmico é beneficial como a captura inteligente de documentos e a eliminação do uso do papel. Com isso, as empresas desse segmento podem ter mais economia de custos.

### **Menos papel, muito mais espaço**

Escolas abarrotadas de papéis e sala lotadas é coisa do passado. As escolas ganham espaço físico, que antes se utilizava para arquivos de papéis. Os lugares antes ocupados pelos arquivos podem ser reutilizados para outras funções, como expandir o número de salas de aulas, criar ambientes agradáveis para os alunos e experiencias de aprendizado.

### **Indicadores de desempenho**

A implantação dessa solução ainda permite a geração de indicadores de desempenho, que podem ajudar os gestores a tomar decisões mais assertivas para o negócio. Também é possível otimizar o tempo gasto com [processos](https://zeev.it/blog/automatizacao-de-processos/)
 rotineiros, já que as digitalizações passam a ser feitas diretamente na Secretaria Acadêmica Digital.

### **Arquivos digitais**

A utilização da secretaria digital possibilita arquivar os conteúdos de maneira automática e tornar o processo de análise documental mais ágil e confiável. Também é possível executar a consultoria de gerenciamento da informação de maneira especializada.

### **Um clique de distância**

Algo que a secretaria escolar digital possibilita, é encurtar os caminhos através de tecnologia. Tornando as interações bem mais diretas. Cada consulta, requisição e emissão está a distância de um ou dois cliques.

## Para finalizar

Quando as instituições de ensino adotam algum sistema de secretaria digital, elas dão um passo a mais para a sua transformação digital. E, com isso, acabam tendo muitos ganhos na sua rotina de trabalho.

Precisamos sempre ter em mente que: quanto mais velocidade nos processos e mais [produtividade](https://zeev.it/produtividade/)
 ganharem no seu dia a dia, melhor serão os serviços prestados por aquela instituição, não é mesmo?

[https://content.zeev.it/planilha-de-controle-de-documentos](https://content.zeev.it/planilha-de-controle-de-documentos)

Até breve!

**[Thyelli Kataguire](https://zeev.it/blog/author/thyelli-kataguire/)**Meu nome é Thyelli Kataguire. Sou Engenheira de Produção, formada pela UNISINOS, com pós-graduação em Logística e Distribuição pela Fundação Instituto de Administração - FIA. Atuo na Zeev como Especialista em Projetos Estratégicos e tenho sólidas experiências profissionais na área de logística, tanto no e-commerce quanto na indústria. Já passei por empresas como Dell, Braskem, Privalia e MCassab. Similar a logística, sou apaixonada por movimentação. Tudo o que é dinâmico me motiva. E quando se trata de transformação de processos? Motiva mais ainda!

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