--- title: "Tarefas por e-mail: 5 problemas desse tipo de gestão de tarefas" id: "7425" type: "post" slug: "problemas-das-empresas-que-fazem-gestao-de-tarefas-por-email" published_at: "2024-08-31T01:52:51+00:00" modified_at: "2025-03-22T12:30:03+00:00" url: "https://zeev.it/blog/problemas-das-empresas-que-fazem-gestao-de-tarefas-por-email/" markdown_url: "https://zeev.it/blog/problemas-das-empresas-que-fazem-gestao-de-tarefas-por-email.md" excerpt: "A gestão de tarefas por e-mail pode parecer prática, mas esconde grandes armadilhas. Falta de responsabilidades claras, prazos indefinidos, ausência de melhoria contínua e rastreabilidade limitada são apenas alguns dos problemas que..." taxonomy_category: - "Gestão de processos" taxonomy_post_tag: - "Gestão de processos" --- A gestão de tarefas por e-mail pode parecer prática, mas esconde grandes armadilhas. Falta de responsabilidades claras, prazos indefinidos, ausência de melhoria contínua e rastreabilidade limitada são apenas alguns dos problemas que impactam a eficiência da sua empresa. Entenda como isso afeta seu trabalho! ## Índice: - [Problema 1: Falta de responsabilidades e prazos claros](#h-problema-1-falta-de-responsabilidades-e-prazos-claros) - [Problema 2: Você não consegue praticar a melhoria contínua](#h-problema-2-voce-nao-consegue-praticar-a-melhoria-continua) - [Problema 3: Perde-se a rastreabilidade da informação](#h-problema-3-perde-se-a-rastreabilidade-da-informacao) - [Problema 4: Não é possível fazer a gestão dos processos](#h-problema-4-nao-e-possivel-fazer-a-gestao-dos-processos) - [Problema 5: Estresse e desentendimento desnecessários](#h-problema-5-estresse-e-desentendimento-desnecessarios) - [Para concluir…](#h-para-concluir) ## Problema 1: Falta de responsabilidades e prazos claros Vamos começar com um exemplo: Quando você recebe um e-mail com uma solicitação de atividade e neste e-mail tem umas 10 pessoas copiadas. Como você e a equipe sabem quem é o responsável pela atividade? Muitas vezes ocorre de o verdadeiro responsável não fazer, pois ele nem sabia que era dele essa [responsabilidade](https://zeev.it/blog/matriz-raci-o-que-e-como-aplicar/) . Além disso, os copiados do e-mail podem ter aquele pensamento “eu sei que o meu colega vai acabar fazendo, vou descartar este e-mail”, não é mesmo? Então, não ter as responsabilidades claras, muito bem [mapeadas](https://zeev.it/blog/como-fazer-mapeamento-de-processos/) dentro da empresa e, ao invés disso, simplesmente solicitar tarefas por e-mail, causa uma confusão na cabeça das pessoas. Além disso, pode acarretar em erros e esquecimento. Imagine quando é uma atividade que serve para atender algum cliente e essa atividade simplesmente acaba não acontecendo. --- [Automatização de processos com IA: conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) --- Voltamos ao nosso exemplo. A atividade foi solicitada por e-mail, você, sendo o solicitante, consegue saber qual o prazo para o atendimento da solicitação? Será que a atividade está sendo realizada? Quando enviamos uma atividade por e-mail, não conseguimos estimar o tempo de realização para ela. Ou seja, você não consegue saber, claramente, qual o prazo de atendimento. E o que acaba acontecendo é: atraso. Porque não está claro se o prazo é de um dia pra fazer a atividade ou uma semana. **Dica de leitura extra:** [Gestão de Documentos: O que é e como funciona?](https://zeev.it/blog/gestao-de-documentos/) ## Problema 2: Você não consegue praticar a melhoria contínua Vamos começar com uma pergunta: qual a ligação entre gestão de tarefas por e-mail e [melhoria contínua](https://zeev.it/blog/melhoria-continua/) ? Quando não temos um padrão claro para executar uma atividade, fica impossível otimizar esse [processo](https://zeev.it/blog/o-que-e-processo/) . Se eu conheço o fluxo das tarefas – primeiro passa pelo A, depois pelo B, vai para o departamento X e, em seguida, para o gestor Y – posso identificar onde há ineficiências. Assim, consigo entender o que pode ser melhorado e aplicar a melhoria contínua. No entanto, quando as tarefas são gerenciadas por e-mail, não temos essa clareza sobre o fluxo das atividades. E é justamente por isso que a falta de um processo bem definido impede que a melhoria contínua aconteça: se você não sabe como o processo funciona, não consegue otimizá-lo. ## Problema 3: Perde-se a rastreabilidade da informação Um dos maiores problemas quando alguém sai da empresa é que todas as informações importantes estão no e-mail dessa pessoa. Isso inclui a gestão de tarefas, documentos pelos quais ela era responsável e diversos outros registros essenciais. Quando isso acontece, é muito complicado e demorado resolver problemas que estavam sob a responsabilidade dessa pessoa ou encontrar documentos que ela gerenciava. Todos nós recebemos muitos e-mails diariamente, e fica impossível rastrear o que foi feito quando tudo está no e-mail. E a situação piora se essa informação crucial está no e-mail de alguém que deixou a empresa. Além disso, não há controle adequado dos processos, porque não há registro formal de qual documento está ligado a qual processo, nem datas ou aprovações. ## Problema 4: Não é possível fazer a gestão dos processos Pensando no que discutimos até agora, eu te pergunto: é possível gerenciar processos dessa forma? Claro que não. Não há como ter controle sobre o que acontece na empresa quando você não tem uma visão completa do que está acontecendo. Por exemplo, como saber quantas solicitações de férias foram feitas em um determinado período? O RH teria que procurar essa informação em meio a milhares de e-mails. Além disso, gerenciar tarefas por e-mail impede que você saiba o tempo de execução das atividades ou o lead time do processo. Isso definitivamente não é gestão. E, pior, pode afetar o seu cliente, já que, sem controle adequado, você não consegue atender suas demandas com agilidade. ## Problema 5: Estresse e desentendimento desnecessários Quantas vezes perdemos tempo resolvendo conflitos, desentendimentos ou pedidos de desculpa, chegando e saindo do trabalho de mau humor? Muitos desses problemas surgem porque o processo tem falhas que levam a erros. As pessoas erram porque o processo permite que isso aconteça. Sabemos que um processo desorganizado é um grande vilão. Somos humanos e não conseguimos lembrar de tudo. Precisamos de organização e padrões para que as coisas fluam de forma natural. Confiar apenas na memória é um erro enorme hoje em dia. Por isso, te convido a identificar os [problemas que você enfrenta ou enfrentará devido a processos ineficientes.](https://zeev.it/blog/processos-ineficientes/) Descubra como isso afeta seu trabalho e o desempenho da sua empresa. Em resumo… **Evite a gestão de tarefas por e-mail.** ## Para concluir… Falta de responsabilidades claras, não ter prazos claramente definidos, não conseguir olhar continuamente para um processo e melhorá-lo, dificuldade de rastrear e controlar as informações e, o pior, **não fazer a gestão dos processos**, te impedem de melhorar seus resultados. Fora o [estresse no trabalho](https://zeev.it/blog/estresse-no-trabalho/) . Todos estes são problemas que ocorrem quando as empresas fazem gestão de tarefas por e-mail. O uso de uma solução [BPMS (Business Process Management System)](https://zeev.it/web-stories/bpms-5-funcionalidades-e-vantagens/) é essencial para superar os desafios da gestão de tarefas por e-mail. Com um BPMS, você [automatiza e organiza processos](https://zeev.it/blog/automatizacao-de-processos/) , garantindo: - clareza nas responsabilidades; - prazos definidos; - rastreabilidade das informações; - controle completo do fluxo de trabalho. Isso permite que sua equipe foque na melhoria contínua e reduza o estresse e os desentendimentos, otimizando resultados e melhorando o atendimento ao cliente. Quer ver de perto como um BPMS funciona e pode te ajudar? Conheça o [Zeev](https://zeev.it/business-process-management-bpms/) ! [https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) **[Kymberli de Souza](https://zeev.it/blog/author/kymberli-souza/)**Meu nome é Kymberli Borba de Souza. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNISINOS. Sou pós-graduada em Controladoria e Finanças, na UNISINOS. Tenho experiência na área da controladoria, atuei em uma multinacional alemã, em atividades na contabilidade e em projetos da área na empresa. Além disso, fui membro do Comitê de Compliance Digital. Atualmente sou Especialista em Projetos Estratégicos na Zeev. Sou encantada pelo processo de aprendizado, gosto de conhecimento e descoberta. ## Artigos Similares - [https://zeev.it/blog/software-para-gestores/](https://zeev.it/blog/software-para-gestores/) Este texto foi feito especialmente para você gestor de times. Aqui vou falar sobre software para gestores! E vou mostrar funcionalidades valiosas que vão mudar a sua rotina e a de toda… - [https://zeev.it/blog/documentacao-vs-automacao/](https://zeev.it/blog/documentacao-vs-automacao/) Você dedicou semanas mapeando o fluxo ideal da sua área, utilizando notação BPMN e identificando cada raia de responsabilidade. Além disso, produziu um manual de instruções impecável, salvou no SharePoint e apresentou… - [https://zeev.it/blog/robotic-process-automation-rpa/](https://zeev.it/blog/robotic-process-automation-rpa/) RPA é a sigla para Robotic Process Automation. Consiste em uma tecnologia que tem como objetivo acelerar ainda mais a execução de atividades dentro de um processo. 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