--- title: "Manutenção de contratos automatizada com Orquestra" id: "3815" type: "post" slug: "manutencao-de-contratos-automatizada" published_at: "2019-03-12T13:30:58+00:00" modified_at: "2025-03-22T12:21:34+00:00" url: "https://zeev.it/blog/manutencao-de-contratos-automatizada/" markdown_url: "https://zeev.it/blog/manutencao-de-contratos-automatizada.md" excerpt: "Periodicamente, Paula, Analista de Contratos, consulta sua bola de cristal para descobrir quais contratos estão vencendo em um curto período de tempo. Ou, quando a bola de cristal dela não funciona tão..." taxonomy_category: - "Jurídico" taxonomy_post_tag: - "Automatização de processos" --- Periodicamente, Paula, Analista de Contratos, consulta sua bola de cristal para descobrir quais contratos estão vencendo em um curto período de tempo. Ou, quando a bola de cristal dela não funciona tão bem, ela se direciona para seu sistema avançado de planilhas e filtra quais são as datas de vencimento mais próximas. Assim, Paula organiza a sua agenda e descobre em quais contratos ela precisa trabalhar naquele mês. Liga para clientes. Aciona fornecedores. Eventualmente ela lê duas ou três vezes as cláusulas do contrato. Verifica qual a atualização precisa ser feita (preço, prazo, SLA?). Solicita assinatura, envia pelo correio, armazena, digitaliza… Vida difícil e corrida essa da Paula, hein!? ## A gestão dos seus contratos também é assim? Com certeza eu não conheço a sua realidade, mas eu sei que existe muita gestão de contratos como essa que eu relatei acima: a realidade da Paula. Tem um texto aqui no blog que eu comento e falo sobre [como facilitar a gestão de contratos da sua empresa.](https://zeev.it/gestao-de-contratos/) Entretanto, neste texto em específico eu quero falar com você sobre a manutenção desses contratos. Depois de assinados e armazenados, como você sabe qual o prazo de cada um deles e quando deves acionar uma renovação? Como você garante que não haverá desequilíbrio econômico-financeiro relacionado ao contrato? Como você faz a adequação dos documentos periodicamente? Já pensou em automatizar todas essas tarefas? --- [Automatização de processos com IA: conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) --- ## Manutenção de contratos automatizada A automatização dessas tarefas podem garantir a eficácia da sua manutenção de contratos. O sistema pode avisar você quando algum contrato estiver prestes a vencer, pode iniciar o *workflow* das tarefas automaticamente utilizando um [BPMS](https://zeev.it/saiba-o-que-e-bpm-e-bpms-e-o-que-isso-tem-a-ver-com-gestao-de-processos/) (inclusive envolvendo o cliente, se você quiser). Pode também fazer a integração com um [ECM](https://zeev.it/o-que-e-ecm/) e assim controlar e armazenar todas as versões dos seus contratos de forma digital. Além disso, você pode começar a usar [assinatura digital](https://zeev.it/qual-a-diferenca-entre-assinatura-eletronica-e-assinatura-digital/) via certificado digital ICP-Brasil, eliminando o trânsito e cópias em papel. [https://conteudo.zeev.it/ebook-automatizacao-de-processos](https://conteudo.zeev.it/ebook-automatizacao-de-processos) ## Direcionamento de atividades internas Quando um contrato vence, mais de uma área dentro da empresa deve se envolver com a atualização dele. Não é mesmo? Como eu já comentei: preço, prazo, tempo de resposta de atendimento, qualidade, especificações, etc. É um vai e vem de informações para atualizar, vai e vem de e-mails que… socorro! Enquanto isso o seu cliente fica olhando ou esperando toda a bagunça acontecer (ou o tempo correr e nenhuma resposta imediata chegar). Com a manutenção de contratos automatizada o fluxo de informações entre áreas é muito mais eficiente e você garante que TODOS os envolvidos serão acionados, pelo próprio sistema. Se fulano está de férias, outra pessoa é acionada em sua ausência. Sendo assim, a sua vida como responsável pela atualização de contratos é muito facilitada. ## Orquestra para gestão de contratos As ferramentas para gestão de processos[Zeev](https://zeev.it/bpm) [(antigo](https://zeev.it/bpm) [Orquestra BPMS](https://www.smlbrasil.com.br/bpm) ) e gestão de documentos [Zeev docs (antigo Orquestra ECM](https://zeev.it/ecm) ), estão preparadas para facilitar e simplificar a sua vida dentro do escritório. Elas juntas, representam um casamento perfeito entre gestão de todas as tarefas críticas, dos seus processos críticos, com todos os documentos importantes que a sua empresa gerencia. E como se você olhasse para o seu processo de gestão e manutenção de contratos e dissesse: *vamos transformar e melhorar a eficácia deste processo! Assim, garantimos que nossos clientes sempre estarão com preços e condições atualizadas!* ### Veja alguns dos ganhos que você adquiri com a automatização: - lembrete automático do vencimento do contrato - workflow automatizado de tarefas para renovação - [assinatura digital](https://zeev.it/qual-a-diferenca-entre-assinatura-eletronica-e-assinatura-digital/) de contratos - armazenamento digital dos contratos - controle de versionamento - controle de acesso - [redução de custo com papel](https://zeev.it/5-motivos-para-adotar-o-uso-de-documentos-digitais/) - redução de custo com armazenamento - fácil localização das informações (busca por contrato específico) - eliminação do trânsito de papeis - eliminação de pilha de papel para assinatura - facilidade de comunicação com o cliente via sistema - e muito mais. Concluindo, transformar processos em [processos inteligentes](https://zeev.it/processo-inteligente/) está no nosso DNA. Se precisar, [entre em contato com a Zeev](https://conteudo.zeev.it/bofu-contato-vamos-conversar-zeev) que eu te ajudo a transformar o seu processo! [https://conteudo.zeev.it/bofu-contato-vamos-conversar-zeev](https://conteudo.zeev.it/bofu-contato-vamos-conversar-zeev) Até mais! **[Bruna Amaral Castro](https://zeev.it/blog/author/bruna-amaral/)**Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família. ## Artigos Similares - [https://zeev.it/blog/padronizacao-de-processos-o-que-e-como-fazer/](https://zeev.it/blog/padronizacao-de-processos-o-que-e-como-fazer/) Padronização de processos pode ser definida como a uniformização do trabalho realizado por uma equipe ou empresa. Ou seja, é deixar que o fluxo de atividades e a forma como elas são… - [https://zeev.it/blog/gestao-de-processos/](https://zeev.it/blog/gestao-de-processos/) Gestão de processos (BPM) é a disciplina de organizar, medir e melhorar atividades ponta a ponta para entregar valor com qualidade, eficiência e conformidade. Mais do que desenhar fluxogramas, gerenciar processos significa… - [https://zeev.it/blog/gestao-de-contratos/](https://zeev.it/blog/gestao-de-contratos/) Toda a empresa precisa lidar com os mais diversos públicos como clientes, fornecedores e funcionários. 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Na prática, o que faz diferença é entender se a ferramenta realmente ajuda a… [Conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) ### **Categorias** - [Educação](https://zeev.it/categoria/educacao/) - [Financeiro](https://zeev.it/categoria/financeiro/) - [Compras](https://zeev.it/categoria/compras/) - [Recursos Humanos](https://zeev.it/categoria/recursos-humanos/) - [Controladoria](https://zeev.it/categoria/Controladoria/) - [Jurídico](https://zeev.it/categoria/Juridico/) - [Logística](https://zeev.it/categoria/logistica/) - [Marketing](https://zeev.it/categoria/marketing/) - [Low-code](https://zeev.it/categoria/low-code/) - [Tecnologia da Informação](https://zeev.it/categoria/tecnologia-da-informacao/) - [Inteligência Artificial](https://zeev.it/categoria/ia/) [https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/)