--- title: "Ferramenta GED: você realmente precisa? Provavelmente não!" id: "30381" type: "post" slug: "ferramenta-ged" published_at: "2025-01-27T12:36:17+00:00" modified_at: "2025-03-22T12:29:30+00:00" url: "https://zeev.it/blog/ferramenta-ged/" markdown_url: "https://zeev.it/blog/ferramenta-ged.md" excerpt: "Quando o assunto é gestão de documentos empresariais, uma ferramenta GED ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) muitas vezes aparece como a solução ideal. Afinal, quem não gostaria de ter uma plataforma..." taxonomy_category: - "Gestão de documentos" taxonomy_post_tag: - "Gestão de documentos" --- Quando o assunto é gestão de documentos empresariais, uma ferramenta GED ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) muitas vezes aparece como a solução ideal. Afinal, quem não gostaria de ter uma plataforma poderosa, capaz de organizar toda a documentação da empresa de forma automatizada e eficiente? No entanto, é preciso considerar se todas as empresas realmente precisam de um sistema tão robusto. Muitas organizações, principalmente aquelas de médio porte, podem resolver suas dores documentais com soluções mais simples e econômicas, que dispensam a complexidade de um GED. Ademais, frequentemente decisões são tomadas baseadas em tendências ou sugestões externas, sem avaliar se a tecnologia escolhida atende à realidade do dia a dia da empresa. É nesse ponto que nasce a dúvida: você realmente precisa de uma ferramenta GED, ou uma abordagem mais prática e enxuta seria suficiente? Neste artigo, desvendaremos essa questão ao detalhar o que é um sistema GED, como ele funciona, e quando ele é indispensável. Além disso, exploraremos alternativas mais acessíveis e igualmente eficazes para a gestão documental, como o Zeev, uma solução que se destaca por sua simplicidade e flexibilidade. --- [Automatização de processos com IA: conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) --- ## Índice - [O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos?](#h-o-que-e-ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos) - [Gestão documental simplificada x GED: qual a diferença?](#h-gestao-documental-simplificada-x-ged-qual-a-diferenca) - [Menos é mais](#h-menos-e-mais) - [Quando uma empresa realmente precisa de um GED?](#h-quando-uma-empresa-realmente-precisa-de-um-ged) - [Vantagens de uma gestão documental simplificada](#h-vantagens-de-uma-gestao-documental-simplificada) - [Principais soluções para gestão documental simplificada](#h-principais-solucoes-para-gestao-documental-simplificada) - [Descubra como o simples pode ser eficiente](#h-descubra-como-o-simples-pode-ser-eficiente) ## O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos? O [GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos](https://zeev.it/blog/gestao-eletronica-de-documentos-ged-o-que-e-e-como-funciona/) , é uma tecnologia desenvolvida para digitalizar, armazenar e gerenciar grandes volumes de documentos. Ele oferece funcionalidades como: - Controle de versões de documentos; - Definição de permissões de acesso para garantir a segurança das informações; - Automação de processos relacionados ao fluxo de documentos; - Integração com outros sistemas corporativos, como [ERPs](https://zeev.it/blog/erp-o-que/) e CRMs; - Rastreabilidade e auditoria para conformidade regulatória. Essas características tornam o GED uma ferramenta robusta e altamente eficiente para organizações que precisam lidar com uma grande quantidade de documentos sensíveis ou críticos como, por exemplo, contratos, relatórios financeiros, prontuários médicos e outros registros que exigem controle rigoroso. No entanto, é importante considerar que o GED foi concebido para atender às demandas de empresas específicas, geralmente de grande porte ou de setores regulados, como o jurídico, o financeiro e o de saúde. Por outro lado, uma grande parcela das empresas não lida com tamanha complexidade. Suas necessidades estão mais relacionadas a organização, acesso rápido a informações e controle básico de documentos — questões que podem ser resolvidas sem a necessidade de um sistema completo de GED. ## Gestão documental simplificada x GED: qual a diferença? Enquanto a ferramenta [GED](https://stoque.com.br/abaris/ged/) é uma solução tecnológica avançada, a gestão documental simples refere-se à implementação de processos claros e estruturados para organizar documentos de maneira eficiente. Um processo de gestão documental mais simples se baseia em princípios fundamentais: - Classificação e armazenamento organizado de documentos; - Uso de ferramentas intuitivas, como planilhas, softwares de armazenamento em nuvem e sistemas modulares; - Treinamento básico para que a equipe compreenda como localizar e gerenciar informações com agilidade. A principal diferença entre essas abordagens está no custo e na complexidade. Implementar uma ferramenta GED exige investimentos em licenças, infraestrutura, suporte técnico e treinamento avançado, além de demandar um tempo significativo para adaptação. Já a gestão documental simples pode ser implementada rapidamente, com custos reduzidos e menor impacto operacional. Assim, antes de optar por um GED, gestores precisam avaliar suas reais necessidades. Se a empresa não lida com grandes volumes de documentos ou regulamentações específicas, uma gestão documental simplificada pode ser a solução ideal. ## Menos é mais A maioria das empresas não necessitam de uma ferramenta GED completa para resolver seus problemas documentais. Isso porque a maioria das organizações enfrenta desafios básicos como, por exemplo, a falta de organização e a dificuldade de acesso a informações importantes. Ademais, muitos gestores investem em plataformas robustas sem considerar alternativas mais práticas e econômicas. Por exemplo, empresas de médio porte geralmente têm demandas menos complexas e podem alcançar resultados significativos com soluções mais simples, como o uso de ferramentas de automação de fluxo de trabalho. Soluções simplificadas podem gerar economia nos custos de gestão documental, além de oferecer um retorno sobre o investimento (ROI) mais rápido. Por exemplo, segundo dados da [PwC](https://www.pwc.com.br/) e do [Radicati Group](https://www.radicati.com/) , profissionais **gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações em documentos**, e esse percentual pode chegar a **50% do tempo**procurando por tais documentos. Além disso, colaboradores perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails. Essas ineficiências podem levar a perdas financeiras consideráveis. ## Quando uma empresa realmente precisa de um GED? Embora a gestão documental simplificada atenda à maioria das empresas, existem cenários em que uma ferramenta GED é indispensável. Vamos explorar alguns exemplos: 1. **Grandes volumes de documentos:** empresas que geram milhares de documentos por dia, como bancos e grandes escritórios jurídicos, precisam de sistemas capazes de lidar com essa complexidade. 2. **Conformidades regulatórias rigorosas:** indústrias como saúde (incluindo healthtechs) e farmacêutica estão sujeitas a normas específicas que exigem rastreabilidade, auditoria e controle rigoroso. 3. **Documentos sensíveis:** organizações que lidam com contratos confidenciais, dados de clientes ou registros médicos precisam de níveis elevados de segurança e rastreamento. Se sua empresa não se enquadra nesses cenários, é provável que um GED não seja a melhor solução. ## Vantagens de uma gestão documental simplificada Optar por uma gestão documental simplificada traz inúmeros benefícios para empresas que desejam otimizar seus processos sem comprometer o orçamento. Entre as principais vantagens, destacam-se: 1. **Custo-benefício:** ferramentas mais simples eliminam despesas desnecessárias, permitindo que os recursos sejam direcionados para outras áreas estratégicas. 2. **Agilidade na implementação:** soluções simplificadas podem ser implantadas em semanas, enquanto plataformas de GED geralmente exigem meses de trabalho. 3. **Adoção facilitada:** a curva de aprendizado é menor, reduzindo a necessidade de treinamentos longos e complexos. 4. **Flexibilidade:** essas soluções podem ser ajustadas para atender às necessidades específicas de cada empresa, independentemente do porte ou setor. Essas vantagens mostram que é possível alcançar eficiência na gestão documental sem a necessidade de investir em sistemas robustos e custosos. ## Principais soluções para gestão documental simplificada Entre as soluções disponíveis no mercado, o **[Zeev](https://zeev.it/blog/plataforma-para-transformar-processos/)** se destaca como uma ferramenta flexível e eficiente para empresas que buscam otimizar sua gestão documental. ### Por que o Zeev é ideal para a maioria das empresas? - Ele permite a criação de fluxos de trabalho personalizados, garantindo que a [gestão de documentos](https://zeev.it/blog/gestao-de-documentos/) se adapte à realidade de cada empresa. - Sua interface intuitiva facilita a adoção por equipes de diferentes níveis de conhecimento técnico. - O Zeev é escalável, o que significa que ele pode crescer junto com a sua empresa, acompanhando novas demandas sem a necessidade de migrar para plataformas mais robustas. Além disso, o Zeev se integra com outras ferramentas corporativas, tornando-se uma solução completa para quem deseja praticidade e eficiência. ## Descubra como o simples pode ser eficiente Ao longo deste artigo, mostramos que a maioria das empresas pode alcançar organização e controle documental com soluções simples, dispensando a complexidade de um sistema completo de GED. Portanto, antes de investir em uma ferramenta robusta, avalie suas necessidades reais. Muitas vezes, a simplicidade é a chave para a eficiência. **Descubra como o [Zeev](https://zeev.it/business-process-management-bpms/) pode transformar a gestão de documentos da sua empresa de forma prática e acessível. Experimente hoje mesmo!** [https://conteudo.zeev.it/bofu-contato-vamos-conversar-zeev](https://conteudo.zeev.it/bofu-contato-vamos-conversar-zeev) **[Leonardo Salomão](https://zeev.it/blog/author/leonardo-salomao/)**Sou formado em Administração de Empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie. Tenho bagagem na área de Pesquisa&Desenvolvimento, além de experiência com produção de conteúdo para redes sociais, eventos, blog e webinars para empresas de tecnologia. Atualmente, estou como analista de marketing com foco em copywriting aqui na Zeev by Stoque. ## Artigos Similares - [https://zeev.it/blog/5-motivos-para-adotar-o-uso-de-documentos-digitais/](https://zeev.it/blog/5-motivos-para-adotar-o-uso-de-documentos-digitais/) Organizações lidam com processos dos simples aos mais complexos, com inúmeros dados diariamente e com um largo volume e variedade de informações. Rotina pesada, muitas etapas de aprovações e assinaturas necessárias para… - [https://zeev.it/blog/aiim/](https://zeev.it/blog/aiim/) Todo profissional deveria conhecer a AIIM. Sabe por quê? Porque todo o profissional faz gestão da informação. 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