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title: "Sistema de Gestão da Qualidade: 5 dicas para melhorar o seu!"
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  - "automatização de processos qualidade"
  - "Gestão da qualidade"
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Controlar um [Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ)](https://zeev.it/dicas-para-melhorar-o-sistema-de-gestao-da-qualidade/)
 não é uma tarefa fácil. Essa responsabilidade exige um conhecimento extenso dos processos da empresa. Se você é um dos responsáveis pelo Sistema de Gestão sabe bem que além de controlar não conformidades, a sua visão está sempre voltada a melhorar continuamente os processos.

Para otimizar é necessário entender os requisitos da norma, os requisitos legais, como também os requisitos dos clientes! Tantas informações para serem analisadas que uma hora a nossa mente da um nó! Afinal, qual o melhor caminho seguir? Por onde devo começar? Será que a causa raiz é esta mesmo?

Foi exatamente pensando em ajudar você e simplificar a sua rotina que trouxemos estas 5 dicas que todo responsável pelo sistema de gestão deveria conhecer! Vamos lá!

## 1. Pare de controlar documentos manualmente

O dia a dia de uma empresa que tem um SGQ inclui o controle de documentos baseando-se nos requisitos da norma ISO. Seja ela 9001, 14001, TS 16949, etc. Isso inclui documentos como: manual da qualidade, políticas da qualidade, procedimentos, instruções, registros e toda aquela informação documentada que você precisa controlar. Em consequência disso, dependendo do tamanho da organização o volume de material pode ser enorme.

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[Automatização de processos com IA: conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/)

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Eu poderia apostar que você controla esses documentos de modo manual (e-mail, caneta, papel). Consequência disso: eles acabam roubando MUITO do seu tempo produtivo e deixando pouco espaço para outras atividades mais estratégicas e menos burocráticas. Além disso, também há o tema da segurança, rastreabilidade, aprovação e tudo mais que evidencia que você de fato, faz algum controle.

### Automatize esta tarefa

Com uma ferramenta de [BPMS](https://zeev.it/saiba-o-que-e-bpm-e-bpms-e-o-que-isso-tem-a-ver-com-gestao-de-processos/)
 você pode criar um fluxo automatizado para controlar toda a sua gestão de documentos. Veja como poderia ser o processo:

1. Alguém solicita atualização do documento pelo sistema
2. O próprio solicitante realiza as modificações (você sai de cena)
3. A tarefa volta para você, apenas para análise e para a aprovação do SGQ
4. Se o SGQ reprovar a modificação, ela retorna para o solicitante
5. Se o SGQ aprovar a modificação, ela segue para aprovação do superior dono do documento
6. Superior aprova modificação do documento e assina eletronicamente
7. Documento é armazenado e versionado no próprio sistema

Simples. Rápido. Sem e-mails. Sem canetas. Sem papel impresso. Sem pastas e [sem desperdícios](https://zeev.it/desperdicios-no-fluxo-de-trabalho-em-escritorios/)
! Em resumo, o que você viu foi um [workflow automatizado](https://zeev.it/workflow-automatizado/)
 de controle de informações documentadas, que pode ser feito com um [BPMS](https://zeev.it/saiba-o-que-e-bpm-e-bpms-e-o-que-isso-tem-a-ver-com-gestao-de-processos/)
. Garantindo segurança e rastreabilidade em um ambiente totalmente digital.

[https://conteudo.zeev.it/ebook-automatizacao-de-processos](https://conteudo.zeev.it/ebook-automatizacao-de-processos)

## 2. Facilite a rastreabilidade dos seus registros

Outro desafio que você enfrenta é o controle e rastreabilidade dos registros da empresa. Esse requisito, obrigatório na norma ISO, exige o controle de vários tipos de registros, os quais se referem a atividades realizadas diariamente na empresa.

Como exemplo, esses registros podem incluir desde o monitoramento e a medição de equipamentos de calibração até resultados de auditorias internas e ações corretivas. Todos eles devem estar armazenados de maneira segura e facilmente acessíveis, embora essa seja uma condição que não é simples de garantir.

Para facilitar esse processo e eliminar de uma vez por todas a insegurança na hora de buscar algum registro armazenado, a dica aqui é usar uma ferramenta de [ECM](https://zeev.it/o-que-e-ecm/)
. Pois, o ECM faz toda a gestão da informação, desde a captura, leitura do documento, armazenamento, preservação, controle e até a eliminação no prazo que você determinar! Além disso, você conseguirá em poucos cliques localizar um registro com agilidade sempre que for necessário.

## 3. Utilize ferramentas para auxiliar a disseminação de conhecimento

Imagine agora que você criou um novo procedimento. O documento foi finalizado, teve sua versão identificada e está pronto para ser distribuído. Provavelmente, há várias pessoas envolvidas com essa informação. Algumas precisam apenas conhecê-la, outras devem ser treinadas de acordo com seus requisitos. Independentemente do nível de envolvimento das partes interessadas, realizar essa disseminação manualmente pode aumentar o risco de falhas no processo.

Cometer erros na hora de distribuir uma informação tem um nome: problema de [comunicação](https://zeev.it/melhorar-a-comunicacao-e-integrar-pessoas/)
. Logo, para não ficar exposto a esse tipo de situação, o melhor é usar ferramentas que auxiliem no processo de disseminação do conhecimento.

### Utilize ferramentas gratuitas para te ajudar

A dica aqui é você utilizar o *software* [Loom](https://www.loom.com/)
, já que é gratuito, para melhorar a disseminação das informações dentro da empresa. Já usou? Eu uso com muita frequência! Ele grava a tela do computador, o seu rosto explicando (ou sua foto) e o áudio! Portanto, é ideal para uma explicação rápida e eficaz!

*Veja também:*

[https://zeev.it/comunicacao-na-era-digital/](https://zeev.it/comunicacao-na-era-digital/)

## 4. Troque procedimentos escritos por fluxogramas automatizados

Cada pessoa capta informação de maneira diferente. Para algumas, conteúdos escritos são a melhor opção. Entretanto, para outras pessoas, formatos visuais podem ser muito úteis. Porém, mesmo existindo essas diferentes possibilidades, elas estão sujeitas a falhas. Quando as pessoas executam os processos, dificilmente elas lembram de ler no procedimento a forma certa de fazer.

Para melhorar a [qualidade](https://zeev.it/qualidade-produto-qualidade-processo/)
 na execução dos seus processos, você pode trocar textos explicativos por [fluxogramas](https://zeev.it/5-passos-para-criacao-de-um-fluxograma/)
 automatizados. Dessa forma, após realizar o mapeamento das tarefas, você configura quem executa o que, com qual tempo/prazo, quem aprova o que, qual a sequência em que as atividades acontecem, etc.

Assim, o conhecimento não está mais na cabeça das pessoas e tampouco numa folha de papel. Quando você automatiza, você traz vida ao processo que começa a ser executado sozinho, lembrando as pessoas quando e o que elas precisam executar no dia a dia do trabalho.

## 5. Pense na jornada do cliente, acima de qualquer burocracia

“Indivíduos e interações entre eles mais que processos e ferramentas”, já dizia o Manifesto Ágil. Hoje em dia, o conceito de [lean office](https://zeev.it/lean-office/)
 (escritório enxuto) é cada vez mais buscado. Dessa maneira, busca-se diminuir a burocracia e valorizar a jornada do cliente evitando qualquer empecilho que cause dificuldades ou esperas desnecessárias.

Esse novo fluxo de valor, mais otimizado e produtivo, deve concentrar-se nos aspectos que realmente fazem diferença para o cliente. Para definir o que é relevante para o consumidor, vale a pena analisar tanto a jornada desde o primeiro contato com a empresa quanto as etapas que fazem parte do processo de pós-venda.

Como definir o que é relevante? A ISO 9001:2015 já define requisitos obrigatórios, mas também deixa margem para que a empresa personalize seu [SGQ](https://zeev.it/dicas-para-melhorar-o-sistema-de-gestao-da-qualidade/)
 de acordo com suas necessidades. É justamente nesse ponto que você deve concentrar sua análise e se perguntar: o que é apenas burocracia e o que de fato agrega valor ao cliente no meu processo?

*Veja mais:*

[https://zeev.it/jornada-do-cliente-e-processos/](https://zeev.it/jornada-do-cliente-e-processos/)

### E a última dica, e não menos importante é:

Lembre-se: nunca se torne um escravo do processo, documentando tudo. Por isso, faça seu sistema de gestão uma área que agrega valor para a empresa e que, inclusive, traz resultados!

Até mais!

**[Bruna Amaral Castro](https://zeev.it/blog/author/bruna-amaral/)**Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.

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