--- title: "Como aumentar a eficiência do Workflow em 4 passos" id: "20149" type: "post" slug: "como-aumentar-a-eficiencia-do-workflow" published_at: "2023-12-12T20:43:16+00:00" modified_at: "2025-03-22T12:31:18+00:00" url: "https://zeev.it/blog/como-aumentar-a-eficiencia-do-workflow/" markdown_url: "https://zeev.it/blog/como-aumentar-a-eficiencia-do-workflow.md" excerpt: "Já se perguntou como aumentar a eficiência do seu workflow? A eficiência operacional é fundamental para manter sua empresa competitiva no mercado. Um dos segredos para alcançar melhores resultados nesse ponto, é..." taxonomy_category: - "Gestão de processos" taxonomy_post_tag: - "Gestão de processos" - "workflow" --- Já se perguntou como aumentar a eficiência do seu workflow? A eficiência operacional é fundamental para manter sua empresa competitiva no mercado. Um dos segredos para alcançar melhores resultados nesse ponto, é implementar [workflows bem mapeados, eficientes e automatizados.](https://zeev.it/workflow-automatizado/) Um workflow é um fluxo de trabalho com tarefas recorrentes, e a **automação desse processo visa simplificar e acelerar as etapas envolvidas.** ## **Benefícios de aumentar a eficiência do workflow** Antes de abordarmos o passo a passo para aumentar a eficiência do seu workflow, gostaria de listar alguns benefícios da automatização de workflows: --- [Automatização de processos com IA: conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) --- - Redução no tempo de realização das tarefas; - Elimina processos manuais e demorados; Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também libera recursos humanos para se concentrarem em atividades mais estratégicas e criativas. - Reduz erros humanos. - Consistência e padronização nas operações; Isso é especialmente crucial em setores que exigem precisão e conformidade com regulamentações, como a área financeira e de saúde. - Visibilidade e transparência de onde e com quem estão as tarefas; - Monitorar as atividades em tempo real; - Identificar gargalos; - Tomar decisões baseadas em dados atualizados. Esses são alguns, dos muitos benefícios, de automatizar um workflow visando o aumento da eficiência organizacional. Agora, vamos seguir para um passo a passo simples de como você pode tornar um fluxo de trabalho e um workflow automatizado? ## 1. **Mapeie seu workflow** Antes de automatizar seu fluxo de trabalho, é essencial entender como ele funciona atualmente. Mapeie todas as etapas, desde o início até a conclusão, identificando os pontos de entrada, as atividades realizadas, os responsáveis por cada tarefa, os momentos de decisão e as possibilidades de saída. Se precisar de ajuda para mapear seus processos, leia: [Mapeamento de processos – Guia completo mais ferramentas!](https://zeev.it/como-fazer-mapeamento-de-processos/) **Por exemplo, vamos pensar em um processo de solicitação de reembolso:** - Primeiro, existe a solicitação do reembolso. - A próxima tarefa é destinada ao gestor para aprovar ou recusar a solicitação de reembolso. - Se aprovada, ela deve ser direcionada para o financeiro realizar o reembolso ao colaborador. - Se rejeitada, o colaborador deve receber um retorno por e-mail notificando que ela foi rejeitada e contendo uma justificativa. - Mas, também pode precisar de ajustes e retornar ao colaborador solicitante para realizar as alterações, e em seguida, retornar ao gestor. De forma simplificada, um fluxo de reembolso acontece dessa forma. Veja ele desenhado em [notação BPMN](https://zeev.it/o-que-significa-bpmn/) e [automatizado no Zeev](https://zeev.it/modelador-de-processos-zeev/) : Esse é o primeiro passo para aumentar a eficiência do seu workflow. Vamos para o próximo? ## 2. **Automatize seu workflow** Após escrever a sequência de atividades do seu workflow e quem serão os responsáveis, chegou a hora de automatizá-lo! Utilize plataformas de [gestão de processos](https://zeev.it/gestao-de-processos/) que permitam a criação de fluxos automatizados, como o [Zeev](https://zeev.it/) , onde você pode automatizar diversos processos, como: - [Processo de compras](https://zeev.it/como-automatizar-um-processo-de-compras/) ; - Solicitação de férias; - Renovação de contrato; - Adiantamento ou reembolso de despesas; - Admissão ou desligamento de colaboradores; - E muito mais! Nosso [BPM Low-code](https://zeev.it/low-code) permite a criação de formulários, a definição de regras, a automação de tarefas, envio de e-mail automático e diversas integrações. Automatizar tarefas repetitivas ou que demandam muito tempo, aumentará a eficiência da sua operação e reduzirá erros humanos.**A automatização será a chave para aumentar a eficiência do seu workflow.** Para não nos delongar, deixo aqui um artigo que fala tudo sobre o [modelador do Zeev e como automatizar workflows](https://zeev.it/modelador-de-processos-zeev/) na nossa plataforma. ## 3. **Crie metas** **Onde a sua empresa está hoje na eficiência organizacional e onde quer chegar?** A resposta dessa pergunta deve se tornar metas claras e mensuráveis para o seu time. Estabeleça indicadores de desempenho que possam ser acompanhados ao longo do tempo, como: - **tempo médio de conclusão** - **taxa de erros** - **satisfação dos clientes.** Essas metas ajudarão a avaliar o impacto da automatização e identificar possíveis ajustes necessários e [gargalos](https://zeev.it/gargalo/) da sua operação. Elas serão o norte para aumentar a [eficiência dos seus workflows](https://zeev.it/como-medir-a-eficiencia-do-seu-workflow/) automatizados e motivar a equipe a enxergar nas suas ações a evolução dos processos internos. ## 4. **Analise dados** relacionados a eficiência do workflow Agora que você já mapeou seu fluxo, automatizou e criou suas metas, chegou a hora de analisar os resultados. O Zeev possui painéis de fácil usabilidade para que você e sua equipe extraiam insights valiosos dos seus workflows automatizados. Com essa análise você pode identificar padrões, áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados. A análise contínua dos dados permitirá aprimorar ainda mais o workflow automatizado e maximizar seus benefícios. Agora, veja como você pode acessar os dados dos seus processos automatizados com o [Zeev](https://zeev.it/) e aumentar a eficiência deles: ## **Painéis nativos do Zeev: Lead Time, volume e eficiência** ### **Lead time e eficiência:** Nesse painel, você terá visibilidade sobre: - Lead time total do(s) aplicativo(s) em dias corridos - Tarefas finalizadas em atraso - Análise de Pareto ### **Throughput (volume)** Nesse painel, você terá visibilidade sobre: - Volume total - Número de solicitações iniciadas nos últimos 6 meses - Número de solicitações finalizadas nos últimos 6 meses ### **Performance de atividades** Nesse painel, você terá visibilidade sobre: - Tarefas mais longas, em duração média de dias corridos - Performance da execução de tarefas ### **Performance de atores** Nesse painel, você terá visibilidade sobre: - Maior número de atividades executadas - Performance da execução por pessoas no papel de atores - Performance da execução por pessoas no papel de solicitantes ### **Situação e status atual** Nesse painel, você terá visibilidade sobre: - Situação das solicitações em andamento – Principais tarefas - Situação das solicitações em andamento - Situação das solicitações finalizadas - Situação das solicitações finalizadas ## **Painéis personalizados no Zeev** O [Zeev te fornece a autonomia para criar painéis](https://zeev.it/) de análise personalizáveis. Veja no vídeo abaixo um exemplo prático dessa criação: Automatizar o fluxo de trabalho é uma estratégia poderosa para aumentar a eficiência e a produtividade de uma empresa. Ao seguir os 4 passos apresentados neste post – mapear o workflow, automatizar, criar metas e analisar dados – você estará no caminho certo para identificar, otimizar e aumentar a eficiência dos seus workflows. Aproveite e conheça o [Zeev](https://zeev.it/) , nossa plataforma de desenvolvimento de workflows low-code. Seu processo automatizado e eficiente. [https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) **[Kymberli de Souza](https://zeev.it/blog/author/kymberli-souza/)**Meu nome é Kymberli Borba de Souza. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNISINOS. Sou pós-graduada em Controladoria e Finanças, na UNISINOS. Tenho experiência na área da controladoria, atuei em uma multinacional alemã, em atividades na contabilidade e em projetos da área na empresa. Além disso, fui membro do Comitê de Compliance Digital. Atualmente sou Especialista em Projetos Estratégicos na Zeev. Sou encantada pelo processo de aprendizado, gosto de conhecimento e descoberta. ## Artigos Similares - [https://zeev.it/blog/implementar-bpm-passo-a-passo/](https://zeev.it/blog/implementar-bpm-passo-a-passo/) Neste guia, vamos orientá-lo pelos passos essenciais para implementar BPM com sucesso em sua organização, garantindo uma transição tranquila para um fluxo de trabalho mais otimizado e eficiente. A Gestão de Processos… - [https://zeev.it/blog/bpm-workflow-uma-escolha-sustentavel/](https://zeev.it/blog/bpm-workflow-uma-escolha-sustentavel/) BPM-workflow permite padronizar processos corporativos, com ganhos em produtividade e eficiência. 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