--- title: "30 Benefícios do ECM ou GED em IES (Gestão Eletrônica de Documentos)" id: "1180" type: "post" slug: "beneficios-gestao-eletronica-de-documentos-ies" published_at: "2017-10-02T17:10:37+00:00" modified_at: "2026-05-07T13:37:05+00:00" url: "https://zeev.it/blog/beneficios-gestao-eletronica-de-documentos-ies/" markdown_url: "https://zeev.it/blog/beneficios-gestao-eletronica-de-documentos-ies.md" excerpt: "O esforço e o tempo desperdiçado para gerenciar e armazenar documentos em formato de papel é assunto para o passado. Certo? Errado! Na verdade, muitas Instituições de Ensino Superior (IES), no Brasil,..." taxonomy_category: - "Educação" --- O esforço e o tempo desperdiçado para gerenciar e armazenar documentos em formato de papel é assunto para o passado. Certo? Errado! Na verdade, muitas Instituições de Ensino Superior (IES), no Brasil, ainda enfrentam esse grande desafio. A questão é: **Como facilitar a gestão de documentos, otimizar espaço físico (diminuindo arquivos e pastas que tendem ao infinito) e proporcionar uma melhor experiência ao serviço oferecido ao aluno?** A [Gestão Eletrônica de Documentos](https://stoque.com.br/abaris/software-de-gestao-de-documentos-ies/) , [ECM](https://zeev.it/o-que-e-ecm/) ou [GED](https://stoque.com.br/abaris/ged/) , está diretamente ligada a esta questão. Por este motivo vem sendo disseminada nas IES. Atualmente algumas instituições já utilizam, outras encontram-se em fase de implementação e ainda há aquelas que enxergam a gestão eletrônica de documentação como um projeto saindo do papel aos pouquinhos. Quando eu comecei a escrever este post o título era aquela tradicional “10 benefícios blá blá bla”. Entretanto, quando comecei a listar, a lista não parou de crescer. Foi então que resolvi dividir o post em 3 partes. Acompanhe comigo! --- [Automatização de processos com IA: conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) --- Você pode ler todos eles, ou navegar pelos links. Fique à vontade: ## Índice: - [Os benefícios para as instituições de ensino](#h-os-beneficios-para-as-instituicoes-de-ensino) - [Os benefícios para professores e funcionários](#h-os-beneficios-para-professores-e-funcionarios) - [Os benefícios para os clientes, os alunos](#h-os-beneficios-para-os-clientes-os-alunos) - [Dica ferramenta solução ECM/GED:](#h-dica-ferramenta-solucao-ecm-ged) ## **Os benefícios para as instituições de ensino** Quando uma instituição muda, transforma os seus processos, migra para o meio digital, acontece um marco. Pois, em forma de cascata, departamentos e pessoas são atingidos. As coisas mudam. A maneira de trabalhar passa a ser mais simples. A rotina se torna mais fácil e os processos mais inteligentes. Veja 10 benefícios desta migração: 1. Maior agilidade no atendimento ao aluno 2. Redução (significativa) do tempo de execução de uma solicitação ([Secretaria digital](https://stoque.com.br/abaris/o-que-e-secretaria-academica-digital/) ) 3. Redução de atividades manuais, economia (relevante) do uso de papel #paperless 4. Redução da quantidade de atendimentos presenciais 5. Extinção da obrigatoriedade da presença física para [assinatura de documentos](https://www.youtube.com/watch?v=6_Rudd5o_nQ) 6. Otimização de espaço físico (migrando dossiê de aluno do Arquivo físico para o Digital) 7. Obsolescência das fitas (caríssimas) de microfilmagem (para quem as utiliza) 8. Evidências organizadas para atendimento à comissão do MEC 9. Atendimento à temporalidade e a legislação de documentos (Veja aqui um post sobre a [legislação](https://zeev.it/acervo-academico-digital/) ) 10. Maior atração de alunos EAD devido ao fato de oferecer mobilidade nos serviços Veja também:*Instituições de ensino superior: 5 principais dificuldades x como a [Gestão Eletrônica de Documentos](https://zeev.it/ies-5-principais-dificuldades-ecm-ged/) pode ajudar* ## **Os benefícios para professores e funcionários** Gosto de enfatizar que quando eu falo de uma gestão eletrônica de documentos eu não estou falando somente em melhoria de processos. Eu estou falando de **pessoas**! São pessoas que são fortemente impactadas e começam a gerenciar a rotina de uma maneira muito mais simples e natural. Não sou psicóloga, mas sei que às vezes um pequeno desgaste acaba com nosso dia. Então, vamos facilitar as coisas, não é mesmo? Veja os 10 benefícios que eu separei relacionando a gestão eletrônica de documentos e professores e funcionários das IES: 1. Fazer a chamada direto no App (evitando retrabalho para passar informações físicas para o meio digital) 2. Corrigir provas de curso EAD online e rapidamente fornecer não somente a nota, como a correção ao aluno 3. Executar atividades com total mobilidade 4. Elaborar relatórios de avaliação e frequência online, [assinando eletronicamente](https://www.youtube.com/watch?v=6_Rudd5o_nQ) 5. Participar de workflow de processos internos sem manuseio de papel 6. Fazer consultas a documentos sem deslocar-se 7. Solicitar serviços no App da instituição, como férias, viagens, reembolso, etc. 8. Trabalhar em um ambiente mais organizado e padronizado 9. Mais eficiência na execução das atividades (Fim da execução de atividades duplicadas) 10. Menos burocracia que reflete no foco em outras demandas Eu fiz um vídeo também, para resumir estes tópicos. No vídeo eu falo de BPMS e ECM sendo utilizados ao mesmo tempo. O vídeo tem duração de 3 min, veja: Na verdade este vídeo é parte de um *webinar* (apresentação online) que foi feita esses dias por mim. Se você quiser assisti-lo na íntegra, a descrição do webinar foi essa “Descubra como as instituições de ensino estão **otimizando processos** com gestão eletrônica de documentos e **revolucionando a forma de se relacionar com alunos, professores e colaboradores** no webinar “**[GED (ECM) e Workflow (BPM) para Instituições de ensino](https://conteudo.zeev.it/webinar-ged-workflow-educacao) “**. ## Os benefícios para os clientes, os alunos Falar desse benefício é muito fácil, afinal todo processo visa melhorar a percepção do cliente, né? Então, não há justificativa melhor do que essa! Veja quais são os 10 benefícios que eu separei aqui: - Solicitar serviços e ser atendido sem sair de casa - Enviar documentos por meio de imagens digitalizadas ou fotos - Acompanhar o andamento do processo de solicitações - Ter acesso ao ambiente de solicitações 24 horas por dia - Ter cartão de acesso direto no App, com QRCode (afinal, ninguém esquece o celular em casa, né?) - Consultar suas informações como presença, nota, financeiro, online e a qualquer momento - Ter informações na palma da mão por meio de notificações do App (Sua nota foi lançada! :)) - Para alunos EAD, a grande possibilidade de sentir-se mais perto da Universidade com uma rica quantidade de informações online. Como visualizar a correção de provas – e não somente a nota – por exemplo. - Economizar tempo e dinheiro com menos deslocamento e menos impressões - Ter facilidade de acesso à informação digital Se quiser continuar lendo sobre isso, eu te sugiro esse post aqui: MEC passa a avaliar IES com base na gestão e digitalização de [Documentos Acadêmicos](https://zeev.it/mec-passa-avaliar-ies-com-base-na-gestao-e-digitalizacao-de-documentos-academicos/) . ## Dica ferramenta solução ECM/GED: Imagine ter todos os documentos acadêmicos – desde matrículas e contratos até diplomas e históricos – centralizados e acessíveis em um único lugar, com toda a segurança e conformidade necessárias. Essa é a proposta da [Ábaris](https://materiais.stoque.com.br/abaris-sead) , a principal solução GED/ECM para instituições de ensino que, assim como a plataforma Zeev, faz parte do portfólio da [Stoque](https://stoque.com.br/) . Com Ábaris, gestores têm total controle sobre o ciclo de vida dos documentos e a possibilidade de integrar facilmente a ferramenta aos processos já existentes, automatizando rotinas e reduzindo custos operacionais. O resultado é uma experiência mais ágil e eficiente para alunos, professores e colaboradores, aliando o melhor da gestão eletrônica de documentos a uma plataforma robusta e confiável desenvolvida pela Stoque Ou se quiseres ver a **demonstração** de um processo no [BPMS](https://zeev.it/saiba-o-que-e-bpm-e-bpms-e-o-que-isso-tem-a-ver-com-gestao-de-processos/) ([workflow](https://zeev.it/workflow-automatizado/) ) e uma [ferramenta ECM](https://zeev.it/blog/ferramenta-ecm/) ([GED](https://zeev.it/gestao-eletronica-de-documentos-ged-o-que-e-e-como-funciona/) ) para IES, clique no botão abaixo: [Fale com especialista em Secretaria Acadêmica Digital | Ábaris SeAD](https://materiais.stoque.com.br/abaris-sead) **[Bruna Amaral Castro](https://zeev.it/blog/author/bruna-amaral/)**Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família. ## Artigos Similares - [https://zeev.it/blog/desmistificando-transformacao-digital-para-ies-em-3-passos/](https://zeev.it/blog/desmistificando-transformacao-digital-para-ies-em-3-passos/) Não só a evolução natural dos negócios nos últimos anos, mas também as inovações digitais têm trazido uma série de oportunidades para transformar o segmento de educação – é o desafio da Transformação… - [https://zeev.it/blog/diploma-digital/](https://zeev.it/blog/diploma-digital/) O diploma digital, de acordo com o próprio Ministério da Educação, é uma ação de inovação tecnológica. 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[Conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) ### **Categorias** - [Educação](https://zeev.it/categoria/educacao/) - [Financeiro](https://zeev.it/categoria/financeiro/) - [Compras](https://zeev.it/categoria/compras/) - [Recursos Humanos](https://zeev.it/categoria/recursos-humanos/) - [Controladoria](https://zeev.it/categoria/Controladoria/) - [Jurídico](https://zeev.it/categoria/Juridico/) - [Logística](https://zeev.it/categoria/logistica/) - [Marketing](https://zeev.it/categoria/marketing/) - [Low-code](https://zeev.it/categoria/low-code/) - [Tecnologia da Informação](https://zeev.it/categoria/tecnologia-da-informacao/) - [Inteligência Artificial](https://zeev.it/categoria/ia/) [https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/)