--- title: "5 ferramentas para gestão de projetos mais usadas!" id: "9627" type: "post" slug: "5-ferramentas-para-gestao-de-projetos" published_at: "2026-08-31T21:27:57+00:00" modified_at: "2026-08-31T21:27:58+00:00" url: "https://zeev.it/blog/5-ferramentas-para-gestao-de-projetos/" markdown_url: "https://zeev.it/blog/5-ferramentas-para-gestao-de-projetos.md" excerpt: "Quando falamos de ferramentas para gestão de projetos, estamos falando da rotina do profissional: tarefas, prazos, histórico, documentos, planos e registros que organizam o trabalho do início ao fim. E, hoje em..." taxonomy_category: - "Gestão de Projetos" --- Quando falamos de **ferramentas para gestão de projetos**, estamos falando da rotina do profissional: tarefas, prazos, histórico, documentos, planos e registros que organizam o trabalho do início ao fim. E, hoje em dia, existem tantas opções no mercado que faz sentido escolher com critério. Ao longo deste artigo, você vai ver **5 ferramentas** bem conhecidas e o que cada uma entrega no dia a dia. Se você já usa planilhas ou anotações soltas, este texto é para você. ## Projetos ou processos? Qual a diferença? É muito importante que você, como profissional, entenda a diferença entre [projetos e processos](https://zeev.it/blog/diferenca-entre-processo-e-projeto/) . Quando essa base fica confusa, a ferramenta vira uma compra errada e o time não consegue extrair valor. Em resumo: --- [Automatização de processos com IA: conheça o Zeev](https://zeev.it/contato-vamos-conversar-zeev/) --- - **Projeto** é um esforço temporário com início e fim definidos, criado para produzir um produto, serviço ou resultado único. - **Processo** é um conjunto contínuo e repetitivo de atividades que entrega um resultado consistente, fazendo parte da rotina do dia a dia. Na prática, essa diferença ajuda a decidir a ferramenta: - se a sua necessidade envolve **entrega com prazo e etapas**, você tende a se beneficiar mais de ferramentas com **cronograma, acompanhamento por fases, marcos e histórico**; - se a prioridade é **fluxo contínuo** e organização do trabalho em andamento, você tende a se beneficiar mais de recursos como **quadros Kanban, limites de WIP e automações de fluxo**. Se você quiser se aprofundar, vale ver também a diferença entre **processo e projeto** para não escolher a solução errada logo no começo. ## **Por que usar um software para gestão de projetos?** O primeiro grande motivo é **ganhar [produtividade](https://zeev.it/blog/produtividade-com-workflow/)**. Quando você organiza e sequencia as tarefas, o projeto deixa de depender de memória, conversas soltas e planilhas que ninguém atualiza. Além disso, com um software, você consegue: - **Organização centralizada:** tarefas, prazos e responsabilidades ficam em um único lugar. - **Visibilidade e controle:** você acompanha o progresso e enxerga gargalos antes que virem atraso. - **Colaboração eficiente:** comunicação e documentos ficam associados ao trabalho, reduzindo idas e vindas. - **Otimização de recursos:** o planejamento melhora a alocação de tempo e esforço. - **Redução de riscos:** com histórico e atualizações, fica mais fácil identificar desvios cedo. Quando a rotina está espalhada em vários lugares, a chance de perder o controle aumenta. Quando tudo passa a estar organizado em uma ferramenta, o trabalho fica mais claro para quem executa e para quem acompanha. ## **Qual é o software de gerenciamento de projetos mais fácil?** Se a sua prioridade é começar rápido, o “mais fácil” costuma depender de como você organiza o trabalho hoje. Para facilitar sua decisão, pense assim: - Se você gosta de trabalhar com **quadros** e mover cards entre etapas, ferramentas tipo Kanban tendem a ser mais naturais. - Se você precisa de **estrutura de tarefas** com cadência, prazos e conversas no mesmo lugar, plataformas com foco em gestão de tarefas geralmente funcionam melhor. - Se você quer **gerenciamento mais robusto de cronograma** e relações entre tarefas, ferramentas do tipo cronograma/Gantt tendem a ser o caminho. Com base no uso prático, aqui vão 5 softwares que você pode analisar: ### 1. Trello O [Trello](https://trello.com/) é um dos mais conhecidos quando o assunto é organizar o trabalho com **quadros Kanban**. Ele também é ótimo para quem quer começar com pouco atrito, porque a estrutura de listas e cartões costuma ser intuitiva. Na prática, você pode organizar o quadro em três listas básicas: - (To do) Tarefas; - (doing) Em processo; - (done) Finalizado. O que torna o Trello interessante é a flexibilidade. Você pode usar diferentes quadros para diferentes projetos, equipes e objetivos, e ajustar a forma de trabalho conforme a necessidade. #### Recursos do Trello - **Etiquetas coloridas** para filtrar cartões. - **Data de entrega** para não perder prazos. - **Copiar e reutilizar cartões e estruturas** quando precisar replicar processos. - **Subtarefas** para detalhar atividades sem criar um cartão enorme. - **Notificações no e-mail ou celular**, com app para Android e iOS. Para times pequenos, projetos mais visuais ou rotinas que pedem simplicidade, o Trello costuma funcionar bem. Trello > Veja também: [5 plataformas Low-Code que vão revolucionar sua empresa](https://zeev.it/blog/5-plataformas-low-code-para-criacao-de-aplicativos/) ### 2. Asana O [Asana](https://asana.com/pt) é um SaaS, ou seja, um software como serviço baseado em nuvem. Você cria uma conta, acessa pelo navegador e também encontra apps para iOS e Android. A versão básica é gratuita e costuma atender quem está começando ou organizando rotinas com poucos times. A diferença no Asana aparece quando você precisa de organização por **projeto**, com tarefas, datas, responsáveis, conversas e acompanhamento em um mesmo ambiente. Outras características que costumam ajudar no dia a dia: - Programação e organização por equipe. - Bate-papo do projeto. - Definição de datas de entrega. - Etiquetas para filtrar tarefas. - Anexos e mensagens associadas ao trabalho. - Sincronização com calendário externo. - Exportação de projetos e tarefas em CSV. - Visão geral dos projetos com filtros por status, datas e outros critérios. O Asana costuma ser uma boa escolha para quem quer sair da gestão improvisada e passar para uma organização mais estruturada, sem necessariamente começar por uma ferramenta muito complexa. ### 3. Monday O [Monday](https://monday.com/lang/pt) ajuda quando você precisa tirar o trabalho das mensagens soltas e levar a execução para um lugar onde o time consegue enxergar o status, os responsáveis e as entregas. Em vez de procurar em e-mails, anotações de reunião ou planilhas, você centraliza as informações em quadros e tarefas, com datas e acompanhamento do que está acontecendo. #### Veja alguns cenários em que o Monday costuma funcionar bem - Gestão de projetos e tarefas internas e externas. - Rotinas de marketing e campanhas. - Fluxos de vendas e status do relacionamento com o cliente. - Rotinas operacionais, como contratações e incorporações. - Organização de sprints, roteiros e gestão de atividades. - Integrações com outras ferramentas digitais usadas no trabalho remoto. O Monday costuma chamar atenção porque funciona em mais de um tipo de operação. Ele pode atender equipes que precisam de visibilidade, colaboração e certa flexibilidade na montagem dos quadros. ### 4. Microsoft Project O [Microsoft Project](https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/project/project-management) é uma ferramenta mais tradicional e costuma ser escolhido por quem precisa de um planejamento mais estruturado e análises relacionadas ao cronograma. Ele é conhecido pela profundidade do gerenciamento. Ao mesmo tempo, a interface é baseada em uma lógica parecida com outros produtos do Microsoft Office, o que pode reduzir a curva para quem já está no ecossistema. #### Benefícios do Project - Relatórios e visualizações que ajudam diferentes perfis de usuário. - Comparação do plano versus o realizado, com linhas de base. - Sinalização de desvios conforme o projeto avança. - Organização de informações para acesso rápido. Se sua empresa usa Office 365, existe também a possibilidade de acessar versões online e integrar com o ambiente corporativo, o que pode facilitar a adoção no dia a dia. O Microsoft Project costuma fazer mais sentido quando há necessidade de controle mais robusto, principalmente em projetos com cronograma mais detalhado. ### 5. [Runrun.it](https://runrun.it/pt-BR) A [Runrun.it](https://runrun.it/pt-BR) é uma plataforma brasileira de gerenciamento baseada em nuvem. Ela ajuda empresas a gerenciar tarefas e projetos, melhorar a colaboração entre equipes e analisar métricas de produtividade. Ela também se destaca por reunir dados do trabalho para apoiar a tomada de decisão, com visão do status, fases do projeto e acompanhamento de tempo gasto. #### Principais recursos da Runrun.it - Quadros Kanban e mapeamento de fluxo de trabalho. - Alertas automáticos e notificações. - [Gráficos de Gantt](https://zeev.it/blog/grafico-de-gantt-o-que-e/) e Burnup para acompanhamento de evolução. - Log de atividades e controles de acesso. - Relatórios e exportação de dados. - Integrações com ferramentas externas, como calendário e comunicação. No dia a dia, isso costuma ser útil para times que querem acompanhar o progresso semanalmente e ter visibilidade do que foi entregue, do que está em andamento e do que ainda falta. A Runrun.it costuma se encaixar bem em operações que pedem acompanhamento mais detalhado e visão de produtividade, sem abrir mão de organização visual. > Veja também: [ferramentas que todo profissional deveria conhecer](https://zeev.it/blog/3-ferramentas-que-todo-analista-de-processo-deveria-conhecer/) ## Como escolher a ferramenta certa para o seu time Escolher a ferramenta certa depende do tipo de projeto, do nível de flexibilidade que você precisa e do jeito que o seu time trabalha no dia a dia. Se você quer praticidade e organização visual, Kanban costuma ajudar. Se você busca acompanhamento mais robusto de cronograma e análises, ferramentas de planejamento de projeto fazem mais sentido. E se o foco é centralizar tarefas, conversas e execução, plataformas com gestão de trabalho bem estruturada facilitam o dia a dia. O ponto principal é este: a ferramenta precisa combinar com a forma como a equipe já trabalha ou com a forma que você quer estruturar essa rotina. ## Conclusão As ferramentas de gestão de projetos ajudam a organizar o trabalho, reduzir falhas e dar mais clareza para o time. Algumas são mais simples e visuais, outras são mais robustas e indicadas para controle detalhado. Trello, Asana, Monday, Microsoft Project e Runrun.it atendem perfis diferentes. Por isso, antes de escolher, vale observar o tipo de projeto, o nível de controle necessário e a maturidade da equipe na gestão. A ferramenta certa é a que ajuda o projeto a andar com mais clareza, menos retrabalho e mais visibilidade para todo mundo envolvido. Espero que você tenha gostado do artigo de hoje. Aproveite e continue acompanhando conteúdos exclusivos através da nossa newsletter. **[Bruna Amaral Castro](https://zeev.it/blog/author/bruna-amaral/)**Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família. ## Artigos Similares - [https://zeev.it/blog/livros-gestao-de-projetos/](https://zeev.it/blog/livros-gestao-de-projetos/) Com o avanço das tecnologias e o surgimento de novas metodologias, a área de gerenciamento de projetos tem visto uma evolução constante. Com isso, surge a necessidade de se capacitar para ser… - [https://zeev.it/blog/gestao-do-tempo/](https://zeev.it/blog/gestao-do-tempo/) Gestão do tempo é como decidimos usar o tempo que temos para maximizar nossa produtividade e alcançar certos objetivos de curto e longo prazo. 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