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title: "10 erros mais comuns na gestão em saúde"
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  - "Gestão de documentos"
  - "Gestão de processos"
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A saúde é um dos setores que mais investe em tecnologia e inovação. Trata-se de um mercado que gira bilhões e bilhões de reais anualmente. Em clínicas e hospitais, os processos são **complexos** e possuem forte comunicação interna, e por este motivo, alguns setores podem acabar trabalhando abaixo da capacidade e com ociosidade, enquanto outros operam no seu limite máximo.

Para todos esses fatos expostos até aqui, eu, enquanto Engenheira de Produção e cliente, me faço a seguinte pergunta: **por que um setor tão rico, como o setor da saúde, ainda trabalha com alta burocracia e perda ao longo da execução de seus processos?**

Foi então decidi aplicar uma pesquisa de mercado com empresas do ramo da saúde, públicas e privadas, nas quais entrevistei profissionais que atuam diretamente com processos de saúde, bem como os que atuam na gestão hospitalar. Sabe o que eu presenciei? **As 10 perdas no ramo de saúde mais comuns no Brasil**:

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1. Perda por duplicidade de informação e trabalho: uma vez que o processo exija que o funcionário, de clínica ou hospital, anote em um papel e depois passe para o sistema ele está fazendo a mesma atividade duas vezes.
2. Perda por movimentação: Se for necessário o profissional se deslocar para visualizar o resultado de um exame, que poderia ser online, ele está perdendo tempo em movimentação.
3. Perda por falta de informação: se formulários nem sempre são bem preenchidos, ao invés de gastar 10 minutos trabalhando nele, gasta-se o dobro no vem e vai para coletar mais informações precisas e relevantes. Por que os campos não são obrigatórios em formulários online?
4. Perda por ineficiência de comunicação: Uso de telefone para checar informações, para solicitar medicamentos, para solicitar transporte, para solicitar exame, para checar chegadas e saídas. O telefone não grava a informação, logo cria-se um ruído muito grande do que foi falado com o que foi registrado.
5. Perda por tempo gasto no manuseio do papel: ainda existe muito papel. Papel não é prático. Papel molha e rasga, como manter a confiabilidade e retenção da informação? Aliás, parafraseando nosso CIO, por que você ainda gerencia papel? (ele faz esta reflexão nesta apresentação: [Por que você ainda gerencia papel? Demonstração do ECM na prática. (zeev.it)](https://conteudo.zeev.it/por-que-voce-ainda-gerencia-papel-demonstracao-do-ecm-na-pratica)
6. Perda de tempo na coleta de assinaturas: perde-se muito tempo com pilhas e pilhas de documentos para assinar, seja por questões legais ou burocráticas administrativas. Por que não assinar eletronica ou digitalmente? A Assinatura Eletrônica é capaz de potencializar o ciclo de inovações disruptivas em empresas de todos os ramos, [conforme explicamos neste artigo](https://conteudo.zeev.it/como-a-assinatura-eletronica-e-capaz-de-potencializar-o-ciclo-das-inovacoes-disruptivas) .
7. Perda por falta de conexão: quando você consulta com plano de saúde, você ainda assina um papel? Registrando que é você mesmo quem está lá realizando a consulta? Para onde este papel viajará? Não seria mais fácil a leitura da sua digital? Isso seria possível se existisse uma conexão online do atendimento com o plano de saúde.
8. Perda por tempo: por ter que consultar no sistema constantemente se o exame ficou pronto. Por que o sistema não avisa e não trabalha por você?
9. Perda por tempo de negociação: O seu fornecedor pode fazer parte do processo de compras/aquisição. Chega de troca de e-mail frenética e cobrança excessiva. Faça como as montadoras de automóveis, coloque o seu fornecedor dentro do processo e cobre dele multa por cada dia de atraso na entrega do pedido. Afinal, se você comprou oxigênio, o seu caso é bem mais crítico do que uma linha de montagem de carro parada, não é mesmo?
10. Perda por burocracia de registro: quando a consulta é realizada pelo médico, o receituário ainda é feito a caneta e depois anexado ao prontuário do paciente? Por que essa tarefa não é feita pelo computador e ao mesmo tempo que ele receita, o computador registra a informação no histórico? Depois é só imprimir, assinar e carimbar a via do paciente. Mais fácil, você concorda?

Enfim, são diversas e diferentes perdas identificadas. Lembrando que o foco aqui são as perdas que envolvem a **gestão de processos e documentos**. Algumas são o caso da sua instituição, outras podem não ser.

Fazendo uma ligação com o primeiro parágrafo, a minha análise do ramo da saúde é que **muito se gasta com tecnologia e inovação, mas uma parcela disso continua ineficiente**: a maneira como tudo acontece, os processos!

Os processos precisam de mais atenção. Eles podem trazer resultados muito significativos na melhoria do atendimento como também na **redução dos custos**. E você pode começar hoje mesmo – aliás, deve! Quem sabe você começa completando o checklist para atingir eficiência em processos mais completo que você já viu? Download gratuito aqui: [Checklist – Melhorar a eficiência de processos (zeev.it)](https://conteudo.zeev.it/checklist-excel-eficiencia-de-processos)

Existem grandes oportunidades para melhorar a produtividade por meio da compreensão dos processos e dos fatores gerados de perdas. Embora não seja uma tarefa de fácil execução, **analisar as perdas é um aspecto relevante não só para a organização, como também para a sociedade**, que no final é a principal interessada nesse atendimento de qualidade.

Para finalizar, eu trouxe para você algumas ferramentas que podem te ajudar a analisar o processo:

**Métodos e ferramentas**

Alguns métodos para **identificar problemas**:

- Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM);
- Mapeamento dos processos;
- Árvore de realidade atual (Teoria das restrições);
- 5S.

Alguns métodos para**analisar problemas:**

- 5 Whys – 5 Por quês;
- Relatório A3;
- [5W2H](https://zeev.it/5w2h/) ;
- 8D – MASP.

Alguns métodos para **organizar os processos:**

- Gestão por Processos – [Business process management (BPM)](https://zeev.it/o-que-e-bpm/) ;
- Documento de operação padrão – Instruções e procedimentos de trabalho;
- Balanceamento de operações;
- Redesenho do Layout;
- [Kanban](https://zeev.it/kanban/) ;
- 5S.

Alguns métodos para [automatização e automação](https://zeev.it/qual-a-diferenca-entre-automatizacao-e-automacao/)
 de processos

- [BPMS – Business Process Management System](https://zeev.it/saiba-o-que-e-bpm-e-bpms-e-o-que-isso-tem-a-ver-com-gestao-de-processos/) – Gestão automatizada de atividades – Workflow
- Inteligência artificial – utilize modelos preditivos para apoiar sua decisão, conforme [exemplificado nesta apresentação que combina automatização de processos com inteligência artificial (assista ao vídeo, aprox. 50 minutos)](https://conteudo.zeev.it/webinar-agente-inteligente) .

O que você achou? Certamente este é um assunto que rende muito. São muitos pontos que podemos nos debruçar, e muitos caminhos pelos quais podemos iniciar – mas fique calmo. Se precisar de alguma ajuda, podemos tentar ajudar você. Conheça o [Software de Workflow para Saúde](https://zeev.it/software-para-saude/)
:

-> [Agende uma conversa com nossa equipe](https://conteudo.zeev.it/vamos-conversar)
 de Processos e Documentos. Eles estão preparados para explicar os benefícios que o ramo de saúde tem a ganhar com a automatização de processos e o gerenciamento eletrônico de documentos.

**[Bruna Amaral Castro](https://zeev.it/blog/author/bruna-amaral/)**Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.

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